Autoria: Ana Xavier
Colaboração: Carlos Magno Xavier
Engana-se quem pensa que gestão de projetos só deve ser realizada em empresas grandes e para projetos complexos. Na verdade, você pode aplicar as boas práticas de gestão para projetos simples ou até para os que são pessoais, tais como emagrecer, organizar um churrasco ou até mesmo realizar uma transição de carreira. Em qualquer uma dessas situações você precisará refletir sobre o tempo, recursos e escopo necessários para atingir o objetivo; o custo envolvido, o que precisará comprar (aquisições), quem irá te ajudar e qual o papel dele(a); como se comunicará com os envolvidos; como se certificará que o objetivo será atendido (qualidade), e como integrar as atividades para otimizar tempo e, principalmente, quais os riscos. Uma festa de criança pode ser um risco para quem quer emagrecer, assim como o risco de chuva deve ser levado em consideração quando se organiza um churrasco. E não pense que só temos riscos negativos (ameaças). As oportunidades também são riscos, só que positivos. E é justamente sobre riscos que iremos falar agora.
Caso você já trabalhe com gestão de projetos, baixe o nosso ebook de planejamento de resposta aos riscos, se não, continue lendo para ter uma visão inicial sobre a importância de se levar em consideração os riscos do seu projeto, como mapeá-los e gerenciá-los.
Você pode ler ou ouvir o post.
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Conteúdo
Porque gerenciar os riscos de um projeto?
Segundo o PMBOK® Guide, risco é: “um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto”. E todo projeto tem risco. Por isso, para reduzir as surpresas, é importante estar preparado para aproveitar as oportunidades e minimizar ou neutralizar as ameaças.
No gerenciamento de risco, temos as seguintes etapas: identificação, análise, definição das respostas ao risco, impacto nas demais áreas da gestão do projeto (custo, aquisições etc.) e o monitoramento dos riscos. Falaremos a seguir de cada um.
Identificação do risco
Primeiramente, comece a gerenciar seus riscos conhecendo-os. Uma ótima forma de mapear os riscos é se reunir com as partes interessadas no projeto e fazer um brainstorming (tempestade de ideias). Reveja o projeto como um todo, reflita sobre outros projetos similares que deram certo ou não e pense nas ameaças e oportunidades que poderiam ocorrer ao longo do seu projeto.
Análise do risco
Sua equipe de gestão do projeto deve dimensionar adequadamente o gerenciamento dos riscos de modo a balancear seu custo com os benefícios proporcionados para o projeto. Não faz sentido, por exemplo, para o risco de “atraso na obra devido à falta de energia, ocasionando pagamento de multa”, ter como resposta ao risco o aluguel de um gerador cujo valor seja maior do que o valor da possível multa pelo atraso.
Por isso, após a identificação, analise os riscos de modo a determinar a sua exposição / valor monetário esperado, que depende de dois aspectos: a probabilidade de ocorrência e o impacto que ele pode causar ao projeto.
Você irá focar nos riscos com maior exposição (conjugação de probabilidade e impacto), mas leve em consideração também os riscos com maior probabilidade e baixo impacto, assim como os de menor probabilidade e alto impacto. Já os de baixa probabilidade e impacto, é importante apenas mapeá-los.
Definição das respostas ao risco
Esta etapa consiste em selecionar as ações a serem adotadas para reduzir as ameaças e potencializar as oportunidades que influenciam o resultado do projeto. Este processo visa garantir que os riscos serão adequadamente tratados.
As ações de respostas aos riscos devem:
- Corresponder à severidade do risco;
- Ter custo adequado em relação à ameaça / oportunidade para os objetivos do projeto;
- Ser realistas;
- Possuir alguém responsável pela monitoração e execução das ações de resposta ao risco.
Um exemplo de resposta ao risco foi o abaixo assinado com 8 mil assinaturas, realizado em 1821, pedindo para Dom Pedro ficar no Brasil, que foi imprescindível para a independência do país. Leia aqui a independência do Brasil vista como um projeto.
Impacto nas demais áreas da gestão do projeto
O planejamento das respostas aos riscos deve ser refletido nas demais áreas de gerenciamento, de forma a ser mantida a integração do projeto. Por exemplo, se no projeto de uma festa você decidir alugar um gerador em razão da possibilidade de falta de energia, você passará a ter uma aquisição no projeto, com reflexo no escopo e no custo.
Monitoramento do risco
Nos tempos atuais, as mudanças ocorrem rapidamente, portanto, você precisa estar sempre monitorando os riscos mapeados, a possibilidade de novos riscos e, também, revendo seu planejamento. Pode ser que alguns riscos sejam incluídos após o plano pronto ou que algum risco reduza a probabilidade de ocorrer. Até mesmo uma resposta a um risco pode ser alterada no decorrer do projeto. O importante é ver seu plano como uma ferramenta dinâmica, que sofre influência constante do ambiente externo e interno.
Agora que entendeu melhor os riscos, baixe o ebook de planejamento de resposta a riscos.
