Os serviços executados pelos PMOs no Brasil

17 de dezembro de 2018

Autoria: Carlos Magno Xavier (Doutor, PMP)

O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO - Project Management Office) é uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento coordenado de projetos, programas e portfólio. Ele pode atuar de forma corporativa ou setorial.

PMOs contribuem, em média, diretamente para as seguintes melhoras de desempenho: 31% de diminuição no fracasso de projetos; 21% de aumento de produtividade; 19% de projetos entregues adiante do prazo; 17% de redução de custos em projetos (PMI, 2011).  Por estas razões, várias Organizações implantaram ou estão pensando em implantar um PMO.

Porém, duas estatísticas são preocupantes: 60% dos profissionais seniores de projetos questionam o valor do PMO (ESI, 2011); e 50% do PMOs falham em sua primeira implementação (Gale, 2011).

Este artigo procura consolidar e comentar os resultados de uma pesquisa, elaborada pelo professor Carlos Magno Xavier (Doutor, PMP) que teve como objetivo mapear os serviços que são executados pelos PMOs no Brasil, procurando saber também o nível de satisfação com a qualidade desses serviços.

A pesquisa foi feita pela Internet, com apoio do Google Forms, no período de setembro a novembro de 2018, com 241 respondentes. É importante ressaltar que este não é um trabalho acadêmico e não tem a finalidade de obter um resultado estatisticamente comprovado.

 

  • Perfil da Amostra

I) Atividade econômica da organização (segundo o IBGE)

Gráfico 1
Legenda gráfico

Comentário:

As organizações participantes da amostra foram de diversas atividades econômicas, sendo que as abaixo listadas tiveram mais de 5%:

- Outras atividades e serviços (17,8%)

- Indústrias de Transformação (12,9%)

- Administração Pública, Defesa e Seguridade Social (11,2%)

- Informação e Comunicação (10,4%)

- Construção (8,3%)

- Atividades profissionais, científicas e técnicas (7,9%)

- Eletricidade e Gás (6,6%)

II) Porte da organização (IBGE – Por número de colaboradores)

Gráfico 2

Comentário:

A grande maioria (75,3%) dos participantes foi de Organizações de grande e médio porte, onde presumivelmente estão os projetos mais relevantes para o país.

  •  Que Organizações possuem Escritório(s) de Gerenciamento de Projetos (PMO)

Gráfico

Comentário:

Tendo em vista que 75,3% das Organizações da amostra são de médio e grande porte, o resultado de somente 57,7% com PMO ressalta a pouca relevância que a gestão de projetos tem ainda em algumas organizações. Esta ideia foi reforçada quando, após análise detalhada das respostas, verificamos que 43 das 143 organizações de grande porte e, portanto, cerca de 30% delas, não possuem PMO.

  • Quais serviços são fornecidos pelo(s) PMO(s) da sua organização

Gráfico

Comentário:

É fundamental entendermos o PMO como um prestador de serviços. Esta lista foi feita com base em resultado de pesquisa com 500 PMOs no mundo que identificou 27 serviços como os mais comuns em Escritórios de Gerenciamento de Projetos (Hobbs, & Aubry, 2007). Na figura a seguir os 27 serviços foram organizados em cinco itens: Gestão Estratégica; Gestão do Portfólio; Gestão de Projetos e Programas; Gerenciamento de Talentos em GPPP; e Desenvolvimento da Governança.

OBSERVAÇÃO: os percentuais mostrados na figura abaixo levam em consideração apenas as Organizações com PMO.

Serviços do PMO

Na figura foram ressaltados na cor verde os serviços prestados em mais de 60% dos PMOs, em amarelo os existentes em 40 a 59% e em vermelho os executados em menos de 40%. Somente 5 dos 27 serviços estão presentes em mais de 60% dos PMOs, o que revela que poucos serviços estão sendo ofertados.

Monitorar e controlar o desempenho de projetos e Informar o status dos projetos a alta gerência, com 91%, são os serviços mais existentes. Os PMOs que só fazem isso agregam muito pouco valor e estão fadados ao fracasso.

 O nível de satisfação com a qualidade dos serviços do(s) PMO(s)

O nível de satisfação com a qualidade dos serviços do(s) PMO(s)

Comentário:

Se levarmos em consideração apenas as Organizações com PMO, teremos o seguinte nível de satisfação: muito satisfeito 13%; satisfeito 45%; nem satisfeito nem insatisfeito 24%; insatisfeito 13% e muito insatisfeito 5%. Desta forma, 58% dos respondentes estão satisfeitos ou muito satisfeitos com a qualidade dos serviços do PMO, o que é uma boa notícia, apesar dos poucos serviços ofertados, confirme visto no item 3.

Considerações finais

Devemos entender o PMO como um prestador de serviços, sendo importante que ele agregue valor para o negócio e não seja tratado somente como um instrumento de relato de desempenho (“dedo duro”) dos projetos. A visão deve ser mais de um facilitador do que de um auditor, de forma a não criar uma rejeição ao seu trabalho.

O PMO tem um papel crucial na dimensão governança, devendo ser entendido, no entanto, que ele é apenas um dos componentes, e a sua implantação isolada é uma das razões para o fracasso. Eu recomendo a leitura dos e-books gratuitos “Como implantar um PMO?” e “Como Sistematizar o Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio?” disponíveis em https://beware.com.br/academia/e-books/.

Referências

ESI International. The Global State of the PMO: Its Value, Effectiveness and Role as the Hub of Training. In PM Network, volume 25, número 8, página 72. Project Management Institute, 2011.

GALE, Sarah. The PMO: Something Value, In PM Network, volume 25, número 8, página 34. Project Management Institute, 2011.

Hobbs, B., & Aubry, M. A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase 1. Project Management Journal, v. 38, n. 1, p. 74-86, Mar 2007.

PMI. The State of the PMO 2010, PM Solutions, In PM Network, volume 25, número 8, página 38. Project Management Institute, 2011

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP)

Sobre o autor:

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP)

Diretor da Beware - magno@beware.com.br

 Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, é Capitão-de-Mar-e-Guerra da reserva da Marinha. É autor/coautor de 18 livros, Doutor em Administração pela Universidad Nacional de Rosário (título revalidado pela UFRJ), Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria e Treinamento e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas, Fundação Dom Cabral e UFRJ. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gestão de projetos, programas e portfólio, inclui a consultoria em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi entre outras.

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