Comunicação é o principal problema em projetos

17 de setembro de 2018

Autoria: Carlos Magno Xavier

Somos bombardeados, a cada minuto, por centenas de informações, oriundas de várias formas de comunicação: voz, música, livros, Internet, e-mail, WhatsApp, Facebook etc. Isso faz com que tenhamos dificuldades para filtrar o que realmente é importante e, em alguns casos, com que tomemos decisões equivocadas no gerenciamento de projetos, baseadas em dados imprecisos.

 

 

Pesquisa PMSURVEY.ORG

A pesquisa PMSURVEY.ORG realizada em 2014, com 400 organizações, por seções regionais do PMI (Project Management Institute) aponta que o problema mais comum em projetos está relacionado à comunicação.

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“The Essential Role of Communications”

O artigo PMI (2013), “The Essential Role of Communications”, também revelou que o fator mais crucial de sucesso no gerenciamento de projetos é a comunicação eficaz com as partes interessadas — uma competência fundamental crítica a todas as organizações. A figura a seguir, do citado artigo, mostra que para cada dólar investido, 7,5% do risco estão associados a uma comunicação ineficaz.

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Muita Quantidade e Pouca Qualidade

Podemos concluir, então, que temos muita quantidade e pouca qualidade nessa comunicação.

A gestão da comunicação é também uma gestão de expectativas. Como normalmente essas expectativas diferem de pessoa para pessoa, é importante utilizar as técnicas disponíveis de maneira apropriada para evitar as falhas e barreiras de comunicação, bem como as suas indesejáveis consequências.

As informações devem ser precisas em conteúdo, concisas, sem deixar de abordar os aspectos relevantes, sendo suficientemente claras para não causar dúvidas quanto ao seu objetivo. Deve ser estabelecido o método ou a tecnologia de comunicação adequada para cada parte envolvida. Pode ser que um cliente, diretor ou outra importante parte envolvida tenha preferência ou facilidade por um determinado meio ou canal para receber as informações.

Deve-se ter cuidado para não saturar o gerente, ou outra pessoa de nível gerencial, com informações desnecessárias ou sem valor agregado. Uma vez definidas quais serão as informações a serem distribuídas, deve ser estabelecido quem será o responsável pela sua produção e qual a sua periodicidade.

Os relatórios são ferramentas de monitoramento e as reuniões são para controle, ou seja, tomada de decisão. Tome cuidado para não programar reuniões desnecessárias ou que possam ser substituídas por outro meio de comunicação eficaz. Planeje a agenda da reunião e divulgue-a com antecedência para que os participantes possam se preparar. Utilize técnicas de condução de reuniões para torná-las produtivas e faça a ata da reunião.

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Mapa das Comunicações

O “Mapa das Comunicações” determina como as atividades relacionadas à comunicação serão implementadas ao longo do projeto ou em uma de suas fases, definindo quem precisa das informações, quando as informações são necessárias, como elas serão fornecidas às partes envolvidas e por quem. A tabela a seguir apresenta um exemplo de Mapa das Comunicações para um projeto de reestruturação do processo de matrícula.

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Estratégia de Comunicação

Segundo o artigo do PMI, as organizações que querem melhorar sua comunicação e se tornar de alto desempenho, devem considerar as seguintes estratégias.

  1. Os diretores e líderes de projeto precisam assumir o controle e comunicar melhor os benefícios dos projetos para a estratégia e o negócio aos responsáveis pela sua implementação.
  2. Adaptar as comunicações aos diferentes grupos de partes interessadas.
  3. Reconhecer o valor do gerenciamento de projetos, inclusive das comunicações no gerenciamento de projetos.
  4. Usar práticas padronizadas de comunicação de projeto e usá-las de forma eficaz.

Por isso que o PMI sugere que 90% do tempo do gerente de projetos seja utilizado em comunicação com cliente, patrocinador, equipe, fornecedores e outros stakeholders.

Veja também As Dez Práticas de Sucesso no Gerenciamento de Custo e Prazo em Projetos

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