Eleito, em 2010, uma das 5 personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, Carlos Magno Xavier é sócio fundador da Beware Consultoria e Treinamento e professor da FGV, UFRJ e FDC. Sempre por dentro das tendências e novidades do mercado, Carlos Magno tem o costume de postar atualizações em seu Linkedin e foi de lá que retiramos 7 dicas para aumentar a eficiência e eficácia do seu gerenciamento de projetos.
Independentemente do seu projeto ser simples ou complexo, esperamos que estas dicas te ajudem a aumentar sua produtividade, seus resultados e a competitividade da sua empresa.
Você pode ler ou ouvir o post.
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- Certifique-se de ter uma metodologia aderente ao porte do projeto e cultura da organização
Atualmente vivemos em um mundo de constante mudança e, por consequência, temos a necessidade contínua de inovação e adequação para mantermos a competitividade da empresa. Embora a cobrança por resultado esteja mais forte do que nunca, vemos também a reivindicação do profissional por mais qualidade de vida. E a forma de alinhar resultados com a sua vida pessoal é através de processos que auxiliam na otimização do seu trabalho e no da sua equipe. Portanto, antes de aplicar uma prática de gerenciamento de projetos veja se ela é aderente ao projeto, assim você evita o desperdício de ações que não agregam valor. Também, a metodologia deve estar aderente à cultura da empresa. Não adianta implementar uma metodologia ágil se a sua organização é lenta. Você irá se frustrar e não terá os resultados desejados.
Lembramos que o PMBOK® Guide (publicação do Project Management Institute - PMI) propõe “o quê” deve ser feito, sendo necessário ter uma metodologia que mostra, de forma objetiva, “como” o gerenciamento de projetos deve ser realizado.
Se precisar de ajuda para implementar ou aprimorar sua metodologia, conte com a Beware. Temos duas metodologias (Methodware® e Basic Methodware®) e adaptamos às necessidades do seu negócio e de sua corporação. Se quiser saber mais, veja aqui.
2. Sistematize o Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio
Uma metodologia faz parte de uma sistemática, que para ser aplicada depende de três outras dimensões: pessoas, tecnologia e governança, que descrevo abaixo:
Pessoas – É imprescindível que os profissionais dos projetos tenham o conhecimento (entendimento da teoria), a habilidade (saber colocar a teoria na prática) e a atitude (querer fazer). Lembre-se do insight do Kerzner : “São as pessoas e não as metodologias que gerenciam projetos. Uma metodologia não é mais que um pedaço de papel com instruções. O que transforma esse pedaço de papel em metodologia de sucesso é a forma como a Organização aceita e aplica a metodologia”.
Tecnologia – Esta dimensão identifica quais recursos tecnológicos a equipe de projeto tem a sua disposição para acompanhar, gerenciar e realizar o projeto.
Governança – Definimos governança como o “conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como projetos, programas e portfólio devem ser gerenciados em uma Organização”. Dois pontos são fundamentais:
- Política de Gerenciamento de Projetos – é um documento corporativo que estabelece, para a Organização, a estrutura e metodologia a serem adotadas no gerenciamento dos seus projetos.
- Escritório de Gerenciamento de Projetos - é uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos.
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3. Foque na comunicação
Apontada como o problema mais comum em projetos, de acordo com a pesquisa PMSURVEY.ORG, gerenciar a comunicação parece simples e primitivo, porém, como vimos no resultado da pesquisa, deveria ganhar uma atenção maior do gerente de projetos.
Crie um programa de comunicação que identifique seus stakeholders e mapeie suas necessidades. A seguir, alinhe as expectativas e elabore um plano de comunicação para mantê-los atualizados sobre o andamento do projeto. Lembre-se que as necessidades e periodicidade de contato são diferentes para cada público alvo. Um diretor não precisa ser atualizado sobre tudo da operação, porém, a equipe tocando o projeto precisa conhecer os detalhes. Inclua no plano o formato para cada um: email, relatório, reunião etc.
4. Cuidado com o excesso de comunicação
Da mesma forma que comunicar de menos é nocivo ao projeto, comunicar demais também é. O foco ajuda a transmitir as informações que realmente são relevantes para aquele público e otimiza seu tempo.
Documente o que for mais importante, pois a nossa memória é falível. O neurocientista americano Daniel J. Levitin, em seu livro “A Mente Organizada”, afirma que “a nossa memória é falível, mas não tanto por causa de limitações de armazenamento, e sim pelas limitações de recuperação”.
Também, decida o momento certo de transmitir a mensagem desejada. Lembre-se que a sobrecarga de informação é improdutiva.
5. Priorize seus projetos
Outra dica referente ao foco da gestão é a priorização dos projetos. Não só na escolha de quais projetos são mais relevantes, mas na sua decisão do que gerenciar no projeto. O princípio de Pareto, ou a regra 80-20, é muito útil para ajudar na organização das suas atividades. O gerente de projeto deve focar sua atenção nas 20% das tarefas do projeto que serão responsáveis por 80% das consequências. Acompanhe mais de perto o escopo, riscos, prazo, custo e resultado dos negócios.
Também “precisamos fazer certo a combinação dos projetos certos” para aproveitar melhor os recursos, visto que são finitos.
Se precisar de ajuda com a governança e gerenciamento do portfólio de projetos, conte a Beware. Conheça melhor este serviço aqui.
6.Não embarque em modas ou tendências só porque todo mundo está embarcando
Como dizia a sua mãe, “se todo mundo pular da ponte, você pula também?”
Sabemos da tentação de aderir a uma nova prática ou tecnologia porque o mercado está adotando, porém, antes de já “ir fazendo”, reflita se está adequada a sua realidade. E então veja se seria melhor a adequação ou a não utilização. É o caso que falamos acima da metodologia de projeto ágil para uma organização lenta. Simplesmente não terá o mesmo resultado. Porém, se perceber que é uma prática indispensável ao seu negócio, pelo mercado dinâmico e competitivo, então é necessário realizar a gestão da mudança de cultura da empresa. Por isto, antes de embarcar em qualquer novidade, pense nos riscos de adotá-la. A análise SWOT auxilia na tomada de decisão, pois mapeia os pontos fortes e fracos da sua organização, assim como as oportunidades e ameaças externas.
A Beware também te auxilia com a gestão de mudanças. Entre em contato para saber mais.
7. Tenha relatórios que te apoiam na tomada de decisão
É comum ter um relatório com muitos números e gráficos, mas será que eles refletem o desempenho do seu projeto ou só tomam seu tempo (ou o da sua equipe) e trazem um aspecto visual interessante? O propósito do relatório é te auxiliar na tomada de decisão, não é para fazer o gerente de projetos parecer bom ou só para a diretoria ver como está o projeto. Ele é uma ferramenta que aponta as melhorias que devem ser feitas, assim como o rumo que o projeto está tomando. Veja seus relatórios como uma bússola, que te guiam para chegar ao destino final.
Cuidado também com a superficialidade. Você já foi em um cruzeiro? Quando embarcou, foi para os andares altos, com várias atividades e aposentos luxuosos. Mas não será isso que fará o navio chegar ao destino final. Se você quer realmente ver se o objetivo será atingido, precisará ir nas camadas de baixo, na sala de máquinas, nos geradores, no casco do navio e na tripulação.
Pense sobre seus KPIs. Eles mostram a parte de cima e maravilhosa do navio? Ou apontam para a sua sala da máquina, com as atividades responsáveis por fazer o navio atingir seu objetivo e chegar em segurança ao porto?
