Como lidar com o excesso de informações no gerenciamento de projetos

2 de Abril de 2020


Como lidar com o excesso de informações no gerenciamento de projetos

Autoria: Carlos MAGNO da Silva Xavier (Doutor, PMP) - Diretor da Beware.

Somos bombardeados a cada minuto por centenas de informações, oriundas de várias formas de comunicação: voz, música, livros, Internet, e-mail, WhatsApp, Facebook etc 다운로드. Isso faz com que tenhamos dificuldades para filtrar o que realmente é importante e, em alguns casos, com que tomemos decisões equivocadas no gerenciamento de projetos, baseadas em dados imprecisos.

A pesquisa PMSURVEY.ORG, realizada anualmente no Brasil, aponta que o problema mais comum em projetos está relacionado à comunicação 다운로드. Podemos concluir, então, que temos muita quantidade e pouca qualidade nessa comunicação.

A nossa memória é falível

No livro “A Mente Organizada”, o neurocientista americano Daniel J. Levitin afirma que “a nossa memória é falível, mas não tanto por causa de limitações de armazenamento, e sim pelas limitações de recuperação” 다운로드. Além disso, o que ele considera pior, é que não apenas temos lembranças confusas, e sim de nem sequer sabermos que elas estão erradas. Insistimos que certas imprecisões são de fato verdadeiras.

Sobrecarga de decisões leva à improdutividade

Também os neurocientistas descobriram que a falta de produtividade e de motivação pode ser resultado da sobrecarga de decisões 다운로드. Para render mais, Daniel J. Levitin sugere:

1) Coloque no papel – Escreva suas tarefas em pequenos cartões de papel e os separe por pilhas, de acordo com a prioridade.

Meu comentário: Uma ferramenta muito útil para fazer o que o Daniel sugere é o Kanban, que já vem sendo utilizado, principalmente, em projetos de desenvolvimento de software 바카라 스코어보드. Kanban é uma palavra em japonês que significa literalmente registro ou placa visível. O sistema é uma das variantes mais conhecidas do Just in Time, tendo sido desenvolvido por um executivo da Toyota. O Kanban pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto e, até mesmo, no controle de tarefas operacionais. O grande ganho é o estabelecimento de prioridades entre as tarefas do backlog “To Do”, que passam a compor o “Must Do” depois de priorizadas eclipse juno. Quando a tarefa é iniciada, passa para o “Doing” e, depois de concluída e aprovada, vira “Done”. Um exemplo de modelo ao lado, que utilizamos na nossa empresa, em que cada colaborador tem o seu Kanban.

Os softwares de gerenciamento de projetos precisam incorporar uma maneira onde os membros de equipes de projeto possam acompanhar suas tarefas com um kanban e não, somente, por meio de cronogramas de barras ccm 찬양. A movimentação de um status para outro seria muito mais intuitivo. Para quem se interessar, recomendo a leitura de artigo "Você está perdendo os benefícios do Kanban?" disponível no site do Project Management.

2) Determine o tempo – Não deixe que as pequenas pendências atrapalhem os grandes projetos 다운로드. Em vez de abrir a sua caixa postal de e-mail, seu WhatsApp e o seu Facebook a cada minuto, determine alguns momentos do seu dia para isso.

Meu comentário: Gerenciar projetos é gerenciar pessoas. Dedique seu tempo principal, enquanto no trabalho, para se comunicar com as pessoas da sua equipe, fornecedores, patrocinador, cliente e outros stakeholders 다운로드. E, sempre que possível, trate dos assuntos relevantes pessoalmente ou pelo telefone. Pessoas bem-sucedidas – tais como líderes políticos, astros de cinema e atletas profissionais - empregam outras pessoas para estreitar o filtro de atenção. Por exemplo, designe um membro da sua equipe para filtrar as mensagens do correio eletrônico, criando uma caixa postal específica para o projeto.

3) Quanto vale a sua hora – Tenha em mente quanto custa o seu tempo e avalie as tarefas do cotidiano como se fossem um investimento 스도쿠 무료 다운로드. Não gaste horas em uma decisão que vale menos do que o tempo investido.

Meu comentário: É importante que o gerente de um projeto dê prioridade ao acompanhamento do que for mais importante / crítico no projeto. Para essa priorização, o gerente deve levar em consideração o princípio de Pareto ou regra 80 – 20. Ele deve focar sua atenção nas 20% das tarefas do projeto que serão responsáveis por 80% das consequências, ou seja, do sucesso de escopo, prazo, custo e dos resultados para o negócio.

 

Quer trocar ideias acerca desse tema, entre em contato comigo em magno@beware.com.br.

Sobre o autor:

Carlos Magno da Silva Xavier ( Doutor, PMP)

Carlos Magno Xavier

Diretor da Beware - magno@beware.com.br

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É Doutor pela Universidad Nacional de Rosário (Argentina) e Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME). Sócio-Diretor do Grupo Beware, sua experiência profissional, de mais de vinte e cinco anos, inclui a consultoria na sistematização do gerenciamento de processos, projetos, programas e portfólio em várias Organizações (TIM, Eletronuclear, BR Distribuidora, Eletropaulo, Marinha do Brasil, Iguatemi, Emgepron, SESC-Rio, Petrobras e outras).

Magno é também autor/coautor de dezoito (18) livros, dentre eles “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware” – eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de projetos. É certificado “Project Management Professional” (PMP) pelo Project Management Institute (PMI) e professor de MBAs da Fundação Getúlio Vargas, Fundação Dom Cabral e UFRJ.