O Brasil passa por uma recuperação econômica, financeira, social e política. A maioria das Organizações está aguardando o desenrolar dos próximos capítulos dessa novela que estamos vivenciando, para tomar decisões estratégicas, principalmente as que envolvem o dispêndio de capital.
É o momento de melhorar seus procedimentos, aproveitando para estabelecer ou redesenhar a sistemática de gerenciamento de projetos, programas e portfólio da Organização. Ter maturidade no gerenciamento aumenta a chance de sucesso, segundo o PMI´s Pulse of the Profession 2015.
Temos de ter o cuidado no entanto, para que a jornada do consumidor do gerenciamento de projetos, programas e portfólio na Organização não seja como acontece com algumas pessoas quando decidem entrar para uma academia de ginástica: conscientização, iniciativa, engajamento, reavaliação e desistência.
Fonte: Design Thinking Brasil - Tennyson Pinheiro, Luis
Qualquer sistemática de gestão é formada por processos, pessoas e tecnologia, com a governança sendo responsável pelo funcionamento integrado dessas dimensões.
Pessoas - quem irá trabalhar no gerenciamento de projetos, programas e portfólio, devendo ter conhecimento (é o saber teórico, tácito, existente na cabeça de cada indivíduo), habilidade (é o saber fazer, que depende da experiência prática de cada um), e atitude (é o querer fazer).
Processos - é o conjunto de ações e atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pré-especificado de produtos, resultados ou serviços. Uma metodologia estabelece os processos a serem utilizados. Hoje precisamos de métodos híbridos para o gerenciamento, que misturem metodologias tradicionais (EAP, cronograma, riscos etc.) com modelos Canvas, SCRUM e Kanban.
Tecnologia – é o ferramental de apoio e suporte para o gerenciamento de projetos, programas e portfólio. O software a ser utilizado depende da complexidade dos projetos e da maturidade da Organização em seu gerenciamento, devendo ter como princípios básicos a colaboração e a comunicação entre os envolvidos.
Governança – A palavra governança tem sido aplicada em vários contextos. Neste caso definiremos como o “conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como projetos, programas e portfólio devem ser gerenciados em uma Organização”.
Dois pontos são fundamentais:
Política de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio:
Trata-se de um documento corporativo que estabelece, para a Organização, a estrutura e metodologia a serem adotadas no gerenciamento.
Escritório de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (PMO):
Trata-se de uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas à governança e apoio ao gerenciamento coordenado dos projetos, programas e portfólio.
É necessário tratar como projeto a iniciativa de aumento da maturidade da gestão de projetos, programas e portfólio. É muito importante a priorização da gestão de stakeholders e da comunicação nesse projeto, de forma a que as etapas dessa jornada sejam: conscientização, iniciativa, engajamento e encantamento.
Também se faz necessário o convencimento da importância do desenvolvimento de melhores práticas em gerenciamento de projetos. O sucesso de qualquer nova implementação é extremamente dependente dos stakeholders que vão promover, facilitar e torná-la possível. Consequentemente, é necessário realizar uma análise e gerenciamento dos stakeholders.
Princípios da Análise incluídos:
- Gerenciamento dos stakeholders:
Identificar as pessoas chave envolvidas no processo de assegurar o necessário patrocínio e suporte para a implementação ser bem-sucedida; assegurar que os stakeholders compartilhem um entendimento comum do impacto da implementação e de suas próprias responsabilidades para ajudá-la a ser bem-sucedida.
- Comunicação:
Minimizar as incertezas e suportar uma transição suave para um novo modo de operação através do atendimento de todas as necessidades de informação para os diferentes grupos alvo; Criar também um programa de comunicação que identifique as necessidades, os objetivos, o público-alvo, os cronogramas e as responsabilidades; Criar também o material de comunicação adequado para várias mídias, incluindo web, e-mail e apresentações alinhado com o plano de comunicação.
Alguns itens acerca de como fazer as mudanças funcionarem:
- Especificar a natureza da mudança.
Slogans, temas e frases não definem o que se espera que a mudança alcance. Em vez disso, comunique informações específicas sobre como a mudança afetará a satisfação do cliente, a qualidade do produto, a participação de mercado, as vendas ou a produtividade.
- Explicar o porquê.
Os funcionários são geralmente deixados no escuro quanto aos motivos empresariais que estão por trás de mudanças corporativas. Além de discutir o que está motivando a mudança, os gerentes devem partilhar com os funcionários as várias opções consideradas e rejeitadas antes que possam chegar a uma decisão final.
- Divulgar o escopo.
Fazer com que os funcionários conheçam o escopo da mudança claramente.
- Consolidar e fortalecer a finalidade da mudança e as ações planejadas.
Se o anúncio inicial não gerar perguntas, não suponha que aceitaram a necessidade de mudança. Isso pode apenas significar que o anúncio veio como surpresa e esse é o momento em que o processo de comunicação tem de ser acelerado.
Após a primeira etapa de comunicação, promova uma segunda, e esta segunda com uma terceira, e assim por diante, para que se mantenha uma integração contínua com os funcionários.
- Gerentes operacionais.
Voltar a atenção para os gerentes operacionais que desempenham um papel chave na implementação da metodologia.
- Apoiar as mudanças.
Apoiar as mudanças com nova aprendizagem, o que inclui: reforço da consciência daquilo que se quer mudar, aceitação do fato, comprometimento com a necessidade de mudança e - o elemento mais importante - ensinar as habilidades apropriadas para alcançar o resultado correto.
- Chamar atenção para o progresso feito.
E você, vem implementando as melhores práticas no gerenciamento de seus projetos? Deixe seu comentário e confira os demais posts acerca do tema neste blog.