Uma avaliação de Técnica e Preço na Seleção de Fornecedor de ERP
Samantha Lucidi1; Carlos Magno da Silva Xavier2
1 Autor do artigo
2 Co-autor do artigo
Brookfield Energia Renovável
Gerente de Projetos de ERP
samlucidi@ig.com.br
Resumo - Este artigo apresenta uma proposta de como se realizar uma escolha de fornecedor para um projeto de implantação de software de ERP, utilizando-se uma metodologia estruturada que leva em consideração não somente o preço, mas também os quesitos técnicos que podem fazer toda diferença no sucesso da implantação de um sistema desse tipo.
(Palavras-chave: ERP, seleção, software, aquisição)
1.Introdução
Atualmente, onde as mudanças têm ocorrido com muita rapidez e o avanço da tecnologia tem sido ainda mais veloz, torna-se indispensável trabalhar de forma otimizada, aproveitando ao máximo todos os recursos existentes, os quais nem sempre estão disponíveis na quantidade necessária para seus gestores.
As organizações estão constantemente orientadas para a redução de custos e ganho de eficiência. Isso faz com que a área de TI e todos os seus níveis, como usuários, gestores, técnicos e gerentes busquem garantir que as soluções tecnológicas usadas sejam eficazes e efetivas, a fim de prover soluções e níveis de serviços compatíveis e competitivas com a velocidade e necessidade do mundo atual.
Normalmente, tais soluções estão ligadas à implementação de sistemas integrados de gestão, os chamados ERPs (Enterprise Resource Planning). Tais sistemas têm como maior objetivo integrar os principais processos de uma Organização, disponibilizando a informação atualizada em tempo real para todas as áreas e permitindo um maior controle das atividades exercidas dentro da empresa.
Segundo o site Wikipedia: “ERPs são sistema de informação que integram todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema”. Este tipo de sistema é desenvolvido para proporcionar uma única plataforma de informações para todas as áreas de uma Organização, podendo facilmente gerar relatórios gerenciais integrados de forma rápida e com alto grau de confiabilidade. Sua implantação visa também a redução de custo com a concentração de uma única base de dados para toda a empresa, bem como a definição de processos únicos a serem seguidos.
Os ERPs surgiram de outros sistemas de informação, os MRPs (Material Requirement Planning), que começaram a ser usados na década de 70 para atender, basicamente, aos processos de planejamento e compra de insumos e administração de processos produtivos.
Dada a alta complexidade de um sistema ERP, sua implementação torna-se bastante trabalhosa e de alto risco, uma vez que, este sistema pretende substituir todos os bancos de dados de uma empresa e concentrar todas as informações em um único lugar.
Para se garantir o sucesso da implantação, deve-se começar o trabalho bem cedo. Na fase de planejamento do projeto, a forma como se dará a seleção do fornecedor que irá prover a solução a ser usada por toda a empresa deve ser incluída no escopo. Em seleções desse tipo, a Organização contratante precisa analisar os riscos e denifir critérios específicos para avaliar se o produto que está sendo comprado é de fato o melhor para a sua corporação e qual a proposta apresentada pelos fornecedores é mais vantajosa. Todo esse trabalho precisa ser definido pelo gerente de projetos, que vai criar um modelo de seleção que mais combine com o projeto que tem que ser entregue e com a empresa que usará o sistema após a implantação.
Como forma de ajudar a esse grupo de decisores, apresentaremos aqui um modelo que poderá auxiliar na escolha do fornecedor mais adequado para cada caso, lembrando que para cada Organização, esse modelo deve ser diferente.
Para entendermos melhor o processo, passaremos ao item abaixo que define uma metodologia para seleção de fornecedores e principais critérios que podem ser usados.
2. Metodologia
2.1. Seleção de Fornecedores e critérios de avaliação e seleção para um ERP
É importante levar em consideração que cada organização tem suas particularidades e uma solução de sistema única dificilmente se encaixaria em qualquer uma delas. Cada empresa demanda uma solução e abordagem diferentes, afinal cada uma tem suas regras de negócio e forma de operar, bem como algumas ainda precisam obedecer certas exigências de agências reguladoras.
Por isso, precisamos entender que não há uma solução universal. O que funcionou em uma organização pode não funcionar em outra. Para o processo de seleção é extremamente importante definir critérios de avaliação na escolha da solução, para evitar erros e contribuir para o sucesso do projeto.
É necessário que todos na empresa tenham consciência que o processo de seleção de um ERP não tem como objetivo encontrar o pacote de software que atenda totalmente os requisitos levantados, mas sim escolher o sistema que melhor atenda esses requisitos; fala-se de grau de atendimento e flexibilidade e não algo feito “sob medida”. Nesta etapa devemos levar em consideração vários fatores como, por exemplo: as políticas da organização, as regras do negócio, os sistemas existentes, os processos internos e externos, a estratégia de negócio.
Para tomada de decisão complexa, como é a seleção de ERP, é adequado estabelecer um modelo que represente a abstração da realidade, pois não há como apenas avaliar custo e funcionalidades disponíveis. Apesar desses elementos serem bastante importantes, deve-se considerar outras variaves mais subjetivas mas que têm um peso muito importante no resultado do projeto.
Segundo Rebecca Gill (2008), há alguns pilares que precisam ser avaliados no momento da escolha de um ERP, como segue no quadro abaixo:
As questões acima foram escolhidas dentre todas as apresentadas pela autora. Essas questões poderão nos auxiliar na qualificação que faremos de cada fornecedor, dentro da metodologia que será apresentada a seguir.
2.2. Teoria da Decisão (modelo utilizado)
Usaremos como referencial teórico e modelo para avaliação de um fornecedor de ERP, constante do artigo “A Teoria da Decisão Aplicada na Escolha de Fornecedores para Projetos” de Carlos Magno Xavier, Mundo PM, Junho/Julho 2009.
Neste artigo, Xavier (2009) demonstra um modelo de como avaliar fornecedores de projeto de uma forma geral.
Basicamente, o modelo defende a existência de duas variáveis principais que seriam preço e técnica oferecida pelo fornecedor a ser avaliado. A fórmula deduzida é a seguinte:
Onde o fator de ponderação ajuda a relativizar o índice preço do índice técnico. Para se dar peso igual aos dois, atribui-se, por exemplo, peso 5 para cada um.
Após isso, é importante calcular cada índice da formula acima, usando os seguintes racionais:
ÍNDICE DE PREÇO DA PROPOSTA (IP)
O índice de preço de cada proposta será obtido através da aplicação da fórmula abaixo:
ÍNDICE TÉCNICO DA PROPOSTA (IT)
O índice técnico (IT) de cada proposta será determinado pela aplicação da seguinte igualdade:
Para o estabelecimento da nota técnica listamos os critérios estabelecidos como importante para aquisição de um sistema integrado. A nota técnica seria então definida pela seguinte fórmula, que considera o número de critérios que foram listados acima:
NOTA TÉCNICA (NT)
Onde, NT representa a nota técnica e cada C representa um critério.
3. Resultados
Aplicando o modelo proposto na decisão de escolha de um fornecedor de ERP, podemos inicialmente escolher os critérios que se deseja avaliar na seleção. Como demonstrei antes, listamos quesitos básicos que podem ser usados como avaliadores para se chegar a uma nota técnica que vai compor a fórmula proposta por Xavier (2009).
Nesse modelo, usaremos os seis critérios de Gill (2008) expostos acima. Para começar, deve-se responder a cada pergunta de cada quesito, dando uma nota de 1 a 10 a cada um. Abaixo demonstro um exemplo para um dos critérios. Não demonstrarei todos os critérios, para não deixar o artigo extenso e porque o racional é o mesmo para todos eles.
Exemplo:
Critério 1 – Visão Corporativa
Após isso, devemos fazer o cálculo de média ponderada para cada quesito. De posse desses resultados, aplica-se os números na fórmula da Nota Técnica para se calcular esse fator e se chegar ao numero final da fórmula que nos ajudará na avaliação da proposta.Para cada item, a pontuação deve variar de zero a cinco, uma vez que essas escalas devam ser equivalentes.
- Conclusão
Como forma de se garantir o sucesso de um projeto, fica evidente a necessidade de se fazer o trabalho corretamente desde o inicio. Isso significa dizer que não se deve poupar esforços para fazer uma adequada avaliação do sistema e fornecedor que vai ser escolhido para a implantação na empresa.
Especialmente em projetos de implementação de um sistema de ERP, que costuma ter uma vida longa dentro das organizações, é fundamental entender os quesitos técnicos disponíveis em cada solução avaliada. Esses quesitos vão ajudar na busca de um parceiro que traga os benefícios procurados pela organização que deseja migrar para uma solução de sistema integrada. Um bom gerente de projetos tem que planejar e executar uma seleção de forma detalhada e documentada, para que no futuro possa se basear nela para justificar sua escolha e auxiliar na decisão final do grupo que aprovará sua decisão.
É importante concluir o artigo ressaltando que cada organização terá suas peculiaridades e talvez dará mais valor a alguns itens que outros. Mas de uma forma geral não há muito como fugir do óbvio: Uma boa implantação de projetos desse tipo, começa com uma boa parceria com o fornecedor do sistema.
- Bibliografia
PMI – Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK - Project Management Body of Knowledge) – Ed. Project Management Institute 3ª Ed. U.S.A - 2004.
GILL, Rebecca (2008). ERP Software Selection Criteria. ERP Etc. Available:
http://it.toolbox.com/blogs/erp-etc/erp-software-selection-criteria-27819 [02nov2010]
XAVIER, Carlos Magno (2009). A Teoria da Decisao Aplicada na Escolha de Fornecedores para Projetos. Revista Mundo PM, 46-51, junho 2009.