Como Gerenciar Programas de Projetos Logísticos – Fatores Críticos de Sucesso

21 de maio de 2015

A palavra “Logística” foi criada no século XIX, durante as guerras napoleônicas, pelo Barão de Jomini, definindo as inúmeras atividades desenvolvidas em apoio às tropas. O meio civil se deu conta da importância da logística após constatar que o êxito norte-americano na Segunda Guerra Mundial se deu, em grande parte, em razão do desenvolvimento e controle das atividades logísticas. Isto levou a uma melhora crescente na cadeia de suprimentos e na aplicação desse conhecimento nas atividades de apoio e de serviços como, por exemplo, no abastecimento dos grandes centros urbanos. Por isto, é crucial hoje para as organizações a logística de obtenção da matéria prima, transporte e armazenamento, local de processamento e a distribuição do produto acabado. O lema atual é: “Prever para prover, na quantidade certa, no lugar certo e na hora certa”.

A implementação das atividades logísticas é feita por meio de projetos, sendo necessário “fazer certo a combinação certa dos projetos certos”. Como esses projetos têm objetivos comuns e são interdependentes, devemos trata-los como um Programa. A gestão de um Programa tem desafios muito maiores do que o simples monitoramento do desempenho dos seus projetos componentes. Durante pesquisa realizada em 2014 (ww.pmsurvey.org), com 400 organizações, em 9 países, por seções regionais do PMI (Project Management Institute), 43% relataram não usar o conceito de gerenciamento de programas, mas terem intenção de usar; 27% não usam e não pretendem usar programas. Dos 30% que utilizam o conceito, 16% consideram programa como um conjunto de projetos agrupados em razão de uma estratégia em comum; e 14% como um conjunto de projetos agrupados em razão de um tema comum, conforme pode ser visto na figura a seguir.

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Para obtermos os benefícios esperados em um programa, é necessária uma governança efetiva e a gestão coordenada dos projetos. Os fatores críticos para o sucesso de um programa são:

1) Ter um Patrocinador engajado

2) Alinhar os objetivos do programa aos objetivos estratégicos da Organização

3) Estabelecer a Governança do Programa

4) Analisar a Viabilidade do Programa e ter portões de revisão

5) Gerenciar os Riscos do Programa

6) Estabelecer uma Comunicação adequada no Programa

7) Conduzir de forma estruturada o processo de mudanças no programa

8) Monitorar o desempenho do programa

9) Focar a Gestão do Programa e de seus Projetos no alcance dos benefícios

10) Priorizar a Gestão usando o Princípio de Pareto

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Carlos Magno Xavier – magno@beware.com.br

Diretor do Grupo Beware