Escritório de Projetos e Processos (EPP)

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Escritório de Projetos e Processos (EPP)

 

Carlos Magno da Silva Xavier (Mestre, PMP)

Beware Consultoria Empresarial Ltda

Sócio Diretor – magno@beware.com.br

Maria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD

FIXE Consulting & Training

mangelica@fixeconsulting.com

Resumo - Este artigo pretende apresentar o conceito do Escritório de Projetos e Processos (EPP), assim como uma estratégia para a sua implantação.

 

Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos; Gerenciamento de Processos; Escritório de Projetos e Processos (EPP); PMO; BPMO; BPPMO

 1.Introdução

Vivemos em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, o que tem levado as Organizações a viverem em permanente estado de mudança. Projetos são utilizados nas Organizações para viabilizar essas mudanças. No Brasil, cerca de 20% do Produto Interno Bruto (PIB) refere-se à formação bruta de capital, que consiste, quase que inteiramente, em projetos de investimento.

Porém, as Organizações não têm obtido os resultados esperados. Durante o estudo de benchmarking em gerenciamento de projetos[1], realizado no Brasil em 2011 pelas seções regionais do PMI (Project Management Institute), 78% das Organizações relataram ter problemas de prazo em seus projetos, 61% problemas de custo, 43% problemas de escopo e 44% problemas de satisfação do cliente Ghost 2003 download. Apenas 10% das organizações consideraram que já atingiram ou estão bem próximas de atingir seus objetivos em relação ao Gerenciamento de Projetos.

A PricewaterhouseCoopers (2004) pesquisou 200 organizações em todo o mundo, inclusive no Brasil, e concluiu que um maior nível de maturidade leva a um melhor desempenho em projetos. Para alcançar essa maturidade ainda mais, devemos atuar de forma objetiva, tendo um método adequado para gerenciar projetos e processos, capacitando as pessoas para o trabalho. Ou seja, as Organizações precisam investir na gestão integrada de projetos e processos.

A figura 1 mostra a importância do alinhamento do gerenciamento de projetos e processos com a estratégia organizacional.

artigo 9 fig 1

Figura 1 – O alinhamento do gerenciamento de projetos e processos com a estratégia

Fonte: Tradução da Figura 1-3 de PMI (2017)

 2.Gestão Integrada de Projetos e Processos

O Guia PMBOK® nos ensina que toda organização necessita considerar o valor do negócio e os benefícios esperados dentro dos seus objetivos estratégicos, para alcançar o sucesso Puttycm download. A construção do valor do negócio será realizada através da gestão eficaz do seu portfólio de programas, projetos e processos. Os programas e projetos atenderão as metas temporárias (curto, médio e longo prazo) da empresa, em quanto os processos atenderão as metas operacionais diárias. Será na conjunção e no balanceamento dos projetos e processos que as organizações poderão maximizar o valor do seu negócio.

Respondendo a isso, a implantação de um Escritório de Projetos e Processos (EPP) ou Project and Process Management Office (PPMO) tem como principal objetivo incorporar uma estrutura de excelência na gestão corporativa, promovendo uma visão única, mais abrangente, consolidada e integrada do valor do negócio e das ações necessárias para acrescentar esse valor. Consiste na junção de dois conceitos: o Escritório de Processos (BPMO – Business Process Management Office) e o Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office).

Analisando esses dois conceitos, observamos que dentro do contexto organizacional:

  • Seus objetivos são convergentes para o acompanhamento da execução da estratégia empresarial.
  • Os projetos de geração de um produto ou serviço novo estão integrados aos processos operacionais.
  • Ambos, processos e projetos, precisam de um sistema de indicadores de desempenho para garantia do sucesso.
  • Os benefícios (produto ou serviço) gerados pelos projetos finalizados, poderão ser atingidos futuramente, muito tempo depois da sua transferência operacional e da sua transformação em processo 다운로드.
  • As habilidades e competências necessárias dos gestores de processos e projetos são as mesmas, relacionadas principalmente a: gerenciamento das mudanças, comunicação, relacionamento interpessoal e administração de conflitos.
  • Um PMO na sua gestão de portfólio poderá ter projetos de melhoria de processos operacionais.
  • A implantação de um projeto poderá alterar significativamente, ou não, um processo operacional.
  • Analisando dentro do portfólio, projetos e processos em conjunto, a organização terá condições de otimizar a utilização dos recursos financeiros, os recursos materiais e as pessoas, diminuindo custos, riscos e esforços, visando maximizar os benefícios esperados.

Considerando também, que suas principais funções estão relacionadas com:

  • Definir, divulgar e estimular a utilização das melhores práticas.
  • Desenvolver competências em gestão e na utilização de metodologias.
  • Fornecer a capacitação necessária, o suporte e o coaching nos diferentes níveis de gestão.
  • Realizar uma gestão de conhecimento para registrar e divulgar: padrões de documentos e templates, a aplicação das melhores práticas e das lições aprendidas 타임스파이 다운로드.
  • Coordenar, integrar e priorizar seu portfólio de projetos e processos.
  • Definir métricas e KPI’s para acompanhamento do desempenho, do plano de comunicação e realizar a intermediação entre os gestores e a administração executiva.
  • Participar do planejamento estratégico.
  • Gerenciar os benefícios, mapear o relacionamento e o ambiente.
  • Conduzir auditorias.
  • Ser conselheiros da alta administração.

Conforme o exposto, podemos deduzir que: existe uma forte interação entre projetos e processos, as funcionalidades de um PMO e de um BPMO são idênticas e, portanto, sua integração gerará significativos ganhos corporativos.

Consideramos que os benefícios dessa integração são: permitir uma gestão de portfólio mais abrangente e eficaz, potencializar a geração do valor empresarial, melhorar a comunicação, aumentar a capacidade para a priorização do portfólio, e, finalmente, otimizar a utilização dos recursos com uma forte redução de custos e esforços.

Esta fusão poderá ser vista como um Centro de Excelência, e, na medida em que se consolide e amadureça na gestão dos projetos e processos, irá adquirindo novas habilidades, sendo sua principal responsabilidade manter o nível de excelência alcançado.

Assim como cada organização é única, com seus valores, princípios, cultura e estrutura, seus processos e projetos também são únicos 윈도우 정품인증 다운로드. Somente com a experiência e as lições aprendidas poderá construir um caminho de crescimento que permita a adoção de métodos próprios para gerenciar processos e projetos. O conhecimento assim adquirido se transformará em um dos principais ativos organizacionais, arma fundamental para a geração de valor, para a competitividade e para a permanência no mercado.

A figura 2 apresenta o fluxo operacional relacionado a Processos e Projetos, e a figura 3 aborda a Estratégia de Inovação e Melhoria de Projetos e Processos.

artigo 9 fig 2

Figura 2 - Fluxo Organizacional relacionado a Processos e Projetos

 artigo 9 fig 3

Figura 3 – Estratégia de Inovação e Melhoria

 

  1. Escopo de um projeto de implantação do EP

Para o projeto de implantação de um escritório de projetos e processos (EPP), propomos o seguinte escopo:

 

Fase 1 - Oficinas de Definição de Requisitos para a Solução

Após uma reunião de partida, devem ser definidos os requisitos e metas em termos de resultados que o EPP deve trazer. As oficinas serão a oportunidade de diagnóstico, troca de ideias (melhores práticas do mercado, validando-as com a cultura da organização) e identificação de serviços que a área deve prover para agregar valor.

Entrega desta fase

  • - Requisitos para a solução.

Fase 2 - Oficinas de Desenho da Solução

 

Baseado nos requisitos da fase 1, serão definidos: a estrutura de organização da área; as funções, serviços e ferramentas necessárias; assim como o plano de implantação do EPP 다운로드.

Entregas desta fase

  • - Definição da Tipologia com a definição da melhor estrutura do EPP considerando a infra-estrutura do cliente.
  • - Definição das funções, serviços e ferramentas necessárias.
  • - Plano de Implantação do EPP

 

Fase 3 – Capacitação de Pessoal

Capacitação de equipes nas principais habilidades e ferramentas de BPM e PM para formação de multiplicadores.

Entregas desta fase

  • Curso 1 – Gerenciamento de Projetos e PMO - 24 horas
  • Curso 2 – Gerenciamento de Processos e BPMO – 16 horas
  • Curso 3 - Métricas, KPI’s e Dashboards – Para Projetos e Processos – 16 horas

 

Fase 4 - Implantação da Solução

 

Implantação da solução conforme plano de implantação da fase 2.

Entregas desta fase

  • - Disponibilização de profissionais, durante um período estabelecido, para a elaboração, em conjunto com o cliente, de um projeto/ação de BPM (novo processo) e de um projeto de melhoria de processo existente (análise, viabilidade, arquitetura, execução, validação).
  • - Disponibilização periódica de um consultor sênior para acompanhar a implantação do EPP no ambiente do cliente, auxiliando na geração de produtos, como por exemplo: elaboração dos dois projetos citados acima; principais indicadores e métricas para acompanhamento dos projetos e processos; e modelos de relatórios de status e painéis de controle (operacional, tático e estratégico).

Fase 5 – Operação Assistida ao EPP

 

Acompanhamento e suporte para a operação do EPP 다운로드.

 

Entregas desta fase

  • - Suporte, por um período estabelecido, com reuniões presenciais e acompanhamento à distância.
  1. Conclusão

 

As Organizações estão percebendo a necessidade de fazer a gestão integrada de processos e projetos, principalmente em razão da sua elevada interdependência e do necessário alinhamento destes com a estratégia corporativa. Para que possamos implantar essa gestão integrada propomos a criação de um Escritório de Projetos e Processos (EPP) e, para a sua implantação, a elaboração de um projeto que tenha em seu escopo as seguintes fases: Definição de Requisitos para a Solução; Desenho da Solução; Capacitação de Pessoal; Implantação do EPP e Operação Assistida ao EPP.

Referências

  1. PMI, Project Management Institute (Editor). A Guide to the Project Managenet of Body of Knoledge (PMBOK® Guide). 6a. Edição. Pensilvânia: Project Management Institute, 2017.
  2. PMI – Project Management Institute (Editor). The Standard for Portfolio Management. USA: PMI, 4ª Edição, 2017.
  3. ABDOLLAHYAN, Farhad. O Especialista Responde. Mundo Project Management, 8(45): 33-36, jul./ago. 2012.
  4. ABPMP - Association of Business Process Management Professionals 다운로드. Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio - Corpo Comum de Conhecimento (BPM CBOK®), versão 2.0, 2009.
  5. ARAÚJO, Luis César G. de; GARCIA, Adriana Amadeu; MARTINES, Simone. Gestão de Processos: melhores resultados e excelência organizacional. São Paulo: Atlas, 2011.
  6. BALDAM, Roquemar de Lima [et al.]. Gerenciamento de Processos de Negócios: BPM-Business Process Management. São Paulo: Editora Érica Ltda., 2007.
  7. BARCAUI, André [et al.]. PMO – Escritório de Projetos, Programas e Portfolio na Prática. Brasport, 2011.
  8. Boosting business performance through programme and project management. USA.PWC, 2004.

Sobre os Autores:

 image013Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc., PMP)

magno@beware.com.br

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, sendo autor / coautor de onze (11) livros. É mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado “Project Management Professional” (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É Sócio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial e da CMX Capacitação Profissional, sendo professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001 핸드폰 이미지 다운로드. Sua experiência profissional, de mais de vinte anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em várias Organizações (TIM, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi e outras).

 

 artigo 9 fig 4Maria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD

mangelica@fixeconsulting.com

Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina. MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela Fundação Getúlio Vargas. Educação Continuada: Gestão Estratégica do Conhecimento, Fundação Vanzolini. Certificações: PMP pelo PMI, CSM e CSD pela Scrum Alliance. É Sócia-Diretora da FIXE Consulting & Training. Ampla experiência em gerenciamento de projetos, melhoria de processos, PMO e Gestão de Conhecimento. Atua há mais de vinte anos como consultora em Gerenciamento de Projetos e Processos (BPM e BPMS). Ampla experiência internacional (Mercosul). Professora do curso de pós-graduação (Lato Sensu) em Gerenciamento de Projetos do Senac Santos, professora de cursos em Gestão de Projetos na Fundação Vanzolini, instrutora de cursos no IIL – International Institute for Learning, professora do MBA de Gestão de Projetos na HSM Educação. Colunista do Blog da Revista Mundo PM (blog.mundopm.com.br) e responsável da newsletter (e-news) do PMI São Paulo.

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[1] Fonte: http://www.pmsurvey.org