Concepção e planejamento colaborativos de projetos – integrando as metodologias Project Model Canvas e Basic Methodware®

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Concepção e planejamento colaborativos de projetos – integrando as metodologias Project Model Canvas e Basic Methodware®

 

Carlos Magno da Silva Xavier (Mestre, PMP)

Beware Consultoria Empresarial

José Finocchio Júnior (Mestre, PMP)

PM2.0 Soluções em Projetos

Resumo – Neste artigo os professores e consultores Carlos Magno Xavier e José Finocchio Júnior demonstram a integração do Project Model Canvas (modelo para a concepção colaborativa de projetos) com a Basic Methodware® (metodologia simplificada para o gerenciamento de projetos). Para isso, apresentam um passo a passo para a concepção de um projeto no Project Model Canvas, e para a consequente elaboração de um plano de projeto que contemple as dez áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, do PMI: stakeholders, escopo, prazo, custo, qualidade, aquisições, qualidade, recursos humanos, riscos e integração.

 

Palavras-chave: gerenciamento de projetos; Project Model Canvas; metodologias de gerenciamento de projetos; Basic Methodware®; Methodware®; PMBOK®; PMI.

 1. Introdução

Os autores deste artigo uniram forças para fazer uma jam session na área de metodologia de projetos e apresentaram um exemplo de projeto planejado usando a abordagem do Project Model Canvas (FINOCCHIO JUNIOR, 2013) e da Basic Methodware® (XAVIER; XAVIER, 2011). Enquanto o Canvas revolucionou a forma como projetos são concebidos de forma colaborativa, a Basic apresentou para a comunidade de gerenciamento de projetos uma metodologia prática e simplificada de como iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos.

O desafio foi conceber um projeto no Canvas, uma metodologia visual de cocriação do plano de projeto e, depois, representá-lo na metodologia Basic Methodware®, que cria um plano de projeto tradicional fundamentado no Guia PMBOK®, 5ª edição (PMI, 2013). Os autores buscaram fazer isso com mínimo retrabalho, de forma que a transposição para a Basic Methodware® fosse evolutiva do trabalho já feito no Canvas.

 2. O PM Canvas

 

Os diferenciais reais que o PM Canvas pode agregar ao integrar-se com outra metodologia são:

 Planejamento N:N: ao invés de o gerente de projeto realizar o planejamento isoladamente em seu computador e depois enviar o plano para a equipe (relacionamento 1:N), no PM Canvas o planejamento é desenvolvido em equipe (N:N).

 Visual: por colocar todos os principais conceitos do planejamento em um único plano, e de maneira visual, o método permite o pronto relacionamento e integração dos conceitos. Por esse motivo, pode ser associado a um processo de facilitação gráfica do planejamento ou adaptado às metodologias de criação e inovação, como o design thinking, por exemplo.

 Ênfase na lógica: no PM Canvas busca-se a alma do projeto, a síntese da sua lógica fundamental e a concisão de sua representação. Os conceitos e a relação entre eles são reforçados por meio de um protocolo de integração explícito. As perguntas fundamentais são claramente respondidas: Por quê?; Para quê?; O quê?; Quem?; Como?; Quando?; Quanto?.

 Gerenciamento de projeto bacana: faz com que o gerenciamento do projeto seja mais amigável e encarado pelos stakeholders de maneira mais positiva, ao invés de pura burocracia, melhorando a sua adoção.

 3. A Basic Methodware®

Sempre que, em uma organização, pretendemos implantar um novo processo, existe uma resistência natural à mudança, principalmente pelo sentimento dos envolvidos de que o novo processo irá aumentar a carga de trabalho, engessando e/ou burocratizando o trabalho a ser realizado. Dessa forma, temos de ter o cuidado para que o desenho do novo processo seja não somente aderente às necessidades da organização, mas também desfaça essa imagem preconcebida.

 Com esse espírito é que surgiu a série de livros Gerenciamento de Projetos sem Complicação, coordenada pelo autor Carlos Magno Xavier, com o objetivo de apresentar, de forma simples, prática e objetiva, como o gerenciamento de projetos pode ser feito de forma descomplicada. O primeiro livro da série apresentou a Metodologia Basic Methodware® (XAVIER; XAVIER, 2011), que é uma versão simplificada da Methodware®, cujo livro (Xavier et al., 2014) recebeu, em 2010, o prêmio de Melhor Livro de Gerenciamento de Projetos da Década. A Basic Methodware® não é voltada para um tipo de projeto específico, podendo ser aplicada em projetos de pequeno e médio porte. Em 2013, foi lançado o segundo livro da série: Projetos de infraestrutura de TIC e, em 2014, os livros Gerenciamento de projetos de inovação, Pesquisa e desenvolvimento (P&D) de produtos e Gerenciamento de projetos de construção civil. Outros livros da série irão abordar, de forma específica, além do gerenciamento de portfólio e programas, os seguintes tipos de projetos: desenvolvimento de novos negócios; melhoria e inovação de processos; governo; eventos; marketing; energia; entre outros. A série também terá um livro que apresentará uma metodologia de gerenciamento de projetos com foco na proposta.

 O mapa da Figura 1 apresenta os processos da metodologia Basic Methodware®.

artigo 114. Integrando o Project Model Canvas com a Basic Methodware®

Para a concepção do projeto e a elaboração de seu plano, os autores seguiram sete passos, utilizando como exemplo um projeto de treinamento.

 Passo 1 – A concepção do projeto de forma colaborativa

 Como os autores estavam geograficamente separados, no Rio de Janeiro e em São Paulo, decidiram criar o Canvas do projeto com apoio do aplicativo gratuito do PM Canvas, desenvolvido pela Project Builder (disponível em www.pmcanvas.com.br).

 Estabeleceram uma ligação pelo Skype para que, enquanto interagiam, publicassem posts para os componentes do Canvas por meio de seus smartphones.

 Após muito debate e profunda reflexão sobre a composição de cada post, que foram feitos e aprimorados algumas vezes, a sessão foi declarada encerrada após 40 minutos. O Canvas resultante, criado no aplicativo, pode ser visto na Figura 2.

artigo 11 fig 2

Passo 2 – Transcrição para o plano do projeto e detalhamento dos itens identificados no Canvas

 Como as informações do Canvas, feito no passo 1, já estavam disponíveis no aplicativo, os profissionais da Project Builder disponibilizaram uma interface que jogou automaticamente o texto criado para o modelo do plano da Basic Methodware®, aproveitando integralmente tudo o que foi feito. O modelo do plano pode ser encontrado em http://beware.com.br/arquivos/modelo.docx.

 No Quadro 1 e na Figura 3 está representado o mapeamento dos conceitos utilizados no Canvas com os itens do plano do projeto e com os processos da Basic Methodware®, que explicam o preenchimento de cada item. Os itens do plano que não tinham correspondência no Canvas foram preenchidos nos passos seguintes.

artigo 11 fig 3

artigo 11 fig 4

Após a conversão, o texto de cada item foi reelaborado para que o conteúdo ficasse mais claro para quem fossem ler o plano. Foi dada uma atenção especial aos subitens 7.1 (produtos/serviços para o cliente) e 7.2 (requisitos identificados), de forma que as entregas que seriam feitas pelo projeto ficassem bem explícitas.

 Passo 3 – Detalhamento do escopo do projeto

 Para que não houvesse dúvida acerca do limite do escopo do projeto, deixando claro o que não seria entregue, foi preenchido o item 7.3 do plano (Escopo não incluído). Além disso, foram definidas, entre as possíveis alternativas de condução do projeto, aquelas que seriam utilizadas para a entrega desses produtos, com o preenchimento do item 7.4 (Estratégia de condução do projeto).

 Em seguida, com a utilização do software WBS Chart Pro, foi elaborada a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que pode ser vista na Figura 4. Foram representados tanto o escopo combinado com o cliente (subitem 7.1 do plano) como o escopo decorrente da estratégia estabelecida (subitem 7.4).

artigo 11 fig 5

Para nivelamento de expectativas em relação às entregas do projeto, foram descritos os produtos e serviços dos níveis mais baixos da EAP (aqueles que não foram decompostos), também chamados de “pacotes de trabalho”. Um exemplo da descrição de uma das entregas do projeto está no Quadro 2.

artigo 11 fig 6

Mais detalhes acerca de como elaborar a EAP e a descrição de produtos e serviços podem ser obtidos em Xavier (2009 e Xavier e Xavier (2011).

 Passo 4 – Planejamento das respostas aos riscos

 A abordagem simplificada da metodologia Basic considera a análise qualitativa dos riscos para a determinação do grau de exposição ao risco.

 Foi, então, elaborado o Registro de riscos do projeto (Quadro 3).

artigo 11 fig 7

Passo 5 – Planejamento do tempo e dos recursos

 Para estabelecer “quando” e “por quem” os produtos e serviços (entregas) seriam desenvolvidos e entregues ao longo do projeto, foi elaborado o cronograma da Figura 5.

 Detalhes acerca da elaboração de um cronograma podem ser vistos em Xavier e Xavier (2011) e em Xavier et al. (2014).

artigo 11 fig 8

Passo 6 – Planejamento do custo

 O cálculo do custo do projeto foi feito por meio do somatório do custo de geração de cada produto e serviço do projeto, que dependiam dos recursos (pessoas, equipamentos e materiais) que seriam utilizados ou, no caso de contratação do coffee break, do valor estimado para o fornecimento do serviço. O Quadro 4 apresenta o orçamento do projeto.

artigo 11 fig 9

Passo 7 – Consolidação do plano do projeto

 Verificou-se a consistência do plano, de forma que o planejamento de cada área fosse refletido nas demais. Por exemplo, a reserva da sala, como resposta ao risco de ela não estar disponível, constou da EAP do projeto, do cronograma, assim como do orçamento.

 Por último, foi definido como seriam feitos o controle integrado de mudanças e o acompanhamento do projeto, respectivamente os itens 12 e 13, cujos textos foram assim definidos:

  • Controle integrado de mudanças

Com o objetivo de estabelecer um sistema de controle de mudanças que permita identificar as alterações e os impactos ocasionados, principalmente, no escopo, cronograma e orçamento do projeto, os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela equipe do projeto:

  • Qualquer mudança de escopo deverá ser solicitada por e-mail ao gerente do projeto.
  • Só podem solicitar mudanças os envolvidos constantes da lista do item 6.
  • Qualquer solicitação de mudança deve ser avaliada pelo gerente do projeto em relação ao seu impacto em custo e prazo.
  • A aprovação ou não das mudanças deve ser feita pelo diretor executivo.
  •  Acompanhamento do projeto

O acompanhamento do projeto será realizado por meio de uma reunião, coordenada pelo gerente do projeto, o qual irá prover as informações necessárias para o monitoramento e controle do projeto. Em seguida, o andamento é reportado para o patrocinador do projeto, por e-mail.

 Pronto! Temos um plano de projeto completo, que pode ser acessado, na íntegra, em http://beware.com.br/arquivos/plano.pdf.

 5. Conclusão

 Neste artigo vimos como se utiliza uma metodologia (Basic Methodware®) para a elaboração do plano de um projeto que tenha sido concebido com apoio de um modelo colaborativo (Project Model Canvas). Isso comprova que é possível a combinação, no gerenciamento de projetos, de modelos colaborativos com as metodologias tradicionais utilizadas nas organizações.

 Referências

FINOCCHIO JÚNIOR, J. Project Model Canvas – gerenciamento de projetos sem burocracia. São Paulo, Elsevier; Campus, 2013.

PMI. Project Management Institute (Editor). A Guide to the Project Managenet of Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 5ª ed. Pensilvânia: Project Management Institute, 2013.

XAVIER, C. M. da S. Gerenciamento de projetos – como definir e controlar o escopo do projeto. São Paulo, Saraiva, 2009.

XAVIER, C. M. da S.; XAVIER, L. F. da S. Metodologia simplificada de gerenciamento de projetos – Basic Methodware®. Rio de Janeiro: Brasport, 2011.

XAVIER, C. M. da S. et al. Metodologia de gerenciamento de projetos – Methodware®. 3. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2014.

Sobre os autores:

image013Carlos Magno da Silva Xavier (Mestre, PMP)

Beware Consultoria Empresarial Ltda.

magno@beware.com.br

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É autor/coautor de 13 livros, mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi, entre outras.

artigo 11 fig 10José Finocchio Júnior (Mestre, PMP)

PM2.0 Soluções em projetos

finocchio@pm20.com.br

José Finocchio Júnior é um reconhecido consultor especialista no tema gerenciamento de projetos, que defende os princípios da simplicidade, da agilidade e da desburocratização. Atende ativamente organizações líderes em seus segmentos como gerente de projeto, consultor e coach de gestão de projetos. Sua experiência em diferentes tipos de projetos ajudou-o a criar uma abordagem única com foco no essencial e a conceber o Project Model Canvas. Finocchio é ativista das mídias sociais e seus grupos de discussões dos temas de gestão na internet formam uma das maiores comunidades do mundo nesse tema. Atua como professor de Gerenciamento de Projetos da FGV Management e da FIA. É mestre em Engenharia pela Escola Politécnica da USP e possui diversas certificações profissionais na área de projetos.

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