Aplicando a Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos à Área de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas

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APLICANDO A METODOLOGIA SIMPLIFICADA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS À ÁREA DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS

APPLYING METHODOLOGY SIMPLIFIED PROJECT MANAGEMENT IN TRAINING AREA AND PEOPLE DEVELOPMENT 

Dáyane Villwock

Profa. Ma. Maria Rejane Arboite

 

RESUMO

 Este artigo de cunho bibliográfico tem como objetivo mostrar, através do olhar do departamento de  Recursos Humanos (RH), os benefícios da utilização da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos na área de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas (T&D). A pesquisa foi desenvolvida a partir da análise da literatura pertinente à gestão de pessoas e  de projetos. Tal estudo é relevante, pois existem poucos trabalhos científicos com essa conotação. Cabe destacar a importância da Gestão de Pessoas no contexto empresarial moderno, deve ser um Parceiro do Negócio, dessa forma o profissional de RH deve desenvolver competências profissionais capazes de implementar projetos que contribuam para o desempenho organizacional. Assim sendo, este artigo  descreve de modo mais específico o panorama atual da função do departamento de Recursos Humanos, abordando questões do modelo Tradicional e Estratégico frente ao contexto empresarial, bem como  apresenta um apanhado teórico acerca da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos. Além disso, este estudo aborda a importância da área de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) na conquista das metas finais da empresa e explica como  usar um raciocínio estruturado com a aplicação da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos, proporcionando a potencialização de geração de valor para as estratégias da empresa e a necessidade de alinhamento corporativo.

Palavras-chave: RH - Gestão de Pessoas. Projetos e Treinamento e Desenvolvimento.

Abstract

This article aims, through the Library Research methodology, show through the eyes of an HR - Personnel Management benefits from the use of Project Management Simplified Methodology in the area of Training and Personnel Development (T & D) in companies. It was developed from the literature analysis of HR - Personnel Management as a Business Partner, highlighting the required profile of the professional in this new vision of management. Following is developed explanation of the importance of the area of Training and Development (T & D) in the achievement of the final goals of the company and the study of the importance of Project Management in the T & D area through the use of a structured reasoning applying the Simplified Methodology Management projects, providing value generation enhancement to the company's strategies and the need for corporate alignment.

Keywords: HR - Personnel Management. Projects and Training and Development.

1 INTRODUÇÃO

Este artigo trata sobre a Gestão de Projetos aplicada à área de Recursos Humanos. Tal tema é relevante, pois é um assunto atual e recente, embora, no âmbito teórico, existam muito poucos trabalhos científicos detalhados sobre o assunto. No campo da prática organizacional, pode-se dizer que as empresas ainda encontram dificuldade para desenvolver seus projetos de forma organizada, estratégica e metodológica.

Atualmente, as mudanças políticas e econômicas estão tornando o mercado extremamente dinâmico e competitivo, exigindo de todos os departamentos da empresa maior alinhamento, sinergia e colaboração nas metas da corporação. O departamento de RH tem tido um crescimento no delineamento das estratégias empresariais e tornado sua contribuição mais visível e mensurável nos resultados finais. Porém, esse crescimento vem caminhando lentamente, já que os profissionais de RH ainda necessitam de maior desenvolvimento na sua visão estratégica em relação ao core bussiness da sua empresa. Hoje, no cenário atual, na maioria das empresas, ainda impera o RH tradicional e burocrático, que não participa do desenho estratégico das metas anuais e não possui indicadores de sua contribuição para a organização. Infelizmente, ainda prevalece a imagem de que a liderança na área deve estar à parte dos negócios, efetuando e garantindo somente as atividades de Departamento Pessoal e Recrutamento e Seleção. Esse comportamento passou a ser predominante em muitas empresas devido à grande onda da terceirização. Nesse contexto, o profissional de RH também está passando por transformações no seu perfil e cada vez mais está sendo exigido maior entendimento dos negócios da sua empresa,  sugestões e gerenciamento de projetos para a melhoria das metas corporativas, poder de comunicação e intermediação de conflitos eficaz, entre outros. Este artigo mostra o novo Papel da Gestão de Pessoas e o perfil necessário para a liderança deste novo momento da área de  Recursos Humanos.

Neste estudo, citaremos a importância da Gestão de Projetos e o uso de metodologias como diferencial competitivo. Na atualidade, vários estudiosos e executivos destacam a relevância dessa prática. Com o mercado mudando constantemente, as empresas tiveram um volume enorme de novas ideias que foi responsável por mantê-las atualizadas e atrativas no mercado, e isso, consequentemente, potencializou o desenvolvimento de habilidades e ferramentas de gestão de projetos. O objetivo da Gestão de Projetos é aplicar técnicas, ferramentas e  metodologias aos conhecimentos e habilidades dos projetos escolhidos com intuito de proporcionar maior sinergia entre as metas do projeto e do negócio, tornando uma vantagem competitiva e uma competência estratégica da corporação.

O artigo tem como foco o uso da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos aplicada à processos na área de Recursos Humanos(RH). Na verdade, o estudo  propõe-se a mostrar como a função de RH poderá utilizar, de maneira prática, tal artifício para a implantação dos seus projetos e para potencializar os resultados. De antemão, cabe reforçar que é um desafio, pois  os profissionais que atuam nessas funções por vezes nunca tiveram contato com algo mais específico e metodológico.

Nesta pesquisa, o problema que se pretende esclarecer é: Como aplicar a Metodologia Simplificada de Gestão Projetos a atividades e ou planos de RH?

Com a intenção de organizar melhor o estudo em questão, traçaram-se alguns norteadores. Assim, o objetivo geral é demonstrar a relevância da utilização da Metodologia Simplificada de Gerenciamentos de Projetos em um departamento de Recursos Humanos Estratégico, sob o ponto de vista teórico, pois se trata de uma pesquisa bibliográfica. Para tanto, os objetivos específicos descrevem o panorama atual da função de Recursos Humanos, abordando questões do modelo Tradicional e Estratégico frente ao contexto empresarial. Além disso, visa-se apresentar um apanhado teórico acerca da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos. Por fim, apresenta-se, de maneira hipotética, a utilização da metodologia estudada em uma das atividades contidas nos processos de RH, sendo que as atividades de Treinamento e Desenvolvimento foram as selecionadas

O estudo justifica-se  à medida que pretende mostrar para o mundo empresarial a necessidade de se utilizar uma metodologia de Projetos também na área de Recursos Humanos. A partir da Metodologia, fica clara a necessidade de alinhamento das estratégias e metas da empresa com o RH. A utilização da metodologia de Projetos maximiza resultados mais consistentes e mensuráveis e  por consequência um RH mais forte e estratégico

Esse tema por ser novo e atual, com poucos estudos científicos, demonstra ser efetivamente um assunto de grandes oportunidades. O desenvolvimento de pessoas, a utilização correta de recursos e o mercado extremamente competitivo reforçam a necessidade de que as empresas precisam ter projetos estratégicos e fortes para terem um diferencial e manterem-se no Mercado. Os estudos científicos crescem em relevância para o mundo empresarial por meio das universidades corporativas e da exigência constante de desenvolvimento dos colaboradores.

De forma geral, estruturando melhor os projetos e as pessoas, as empresas estarão mais saudáveis, desenvolvidas e alinhadas com a real necessidade do mercado.

O método utilizado para o desenvolvimento do artigo será o da Técnica de Pesquisa através da Documentação de Pesquisa Bibliográfica.

 

2 MÉTODO 

Este estudo foi desenvolvido com foco principal na pesquisa Bibliográfica, visto que cada pesquisa possui sua finalidade específica. A pesquisa contém os elementos de natureza, objetivos e procedimentos. Este estudo desenvolveu, quanto à natureza, o foco na pesquisa aplicada e, quanto aos objetivos, o foco na pesquisa Exploratória e Bibliográfica.

A pesquisa Exploratória tem como propósito principal analisar e descrever a natureza dos indicadores variáveis que se pode obter do conhecimento.

Segundo Koche (2012), a pesquisa Bibliográfica, tem como objetivo explicar um problema a partir de teorias de livros publicados. Sendo assim, o investigador pesquisará toda a literatura principal das áreas desejadas e com base nesta analisará e desenvolverá sua contribuição para uma sugestão da compreensão e solução da problemática. O método proporciona, pela reflexão, que o investigador desenvolva hipóteses ou ideias estabelecidas a partir do conhecimento disponível.

O estudo contempla a análise de livros de autores clássicos e contemporâneos e artigos Científicos nas áreas de Recursos Humanos, RH Estratégico, Desenvolvimento e Gerenciamento de Projetos e Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas (T&D). Por meio do estudo e da pesquisa, procurou-se fornecer informações narrativas com características exploratórias e um conhecimento investigativo e seguro. O foco manteve-se em mostrar os benefícios do uso da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos na área de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas (T&D) através de um RH Estratégico.

Existem vários tipos de artigos Científicos, os artigos de Revisão Literária são divididos em três classificações: Narrativa, Sistemática ou Integrativa.  Na Narrativa, o autor coloca a sua interpretação e análise pessoal sem a preocupação de seguir uma metodologia ou sinalizar as fontes estudadas; a Sistemática é uma revisão que segue uma metodologia e um planejamento de explanação do estudo com rigor; e a Integrativa é semelhante à Sistemática, mas permite um método mais amplo em que os estudos metodológicos diferentes, como o Quantitativo e Qualitativo, podem ser incluídos.

Neste estudo, a Revisão Narrativa foi a escolhida, pois o foco é desenvolver um determinado assunto do ponto de vista literário e textual. As análises são focadas na Literatura publicada em livros e artigos. Esse tipo de Revisão literária fornece aos leitores uma leitura dinâmica para sua atualização. Essa Revisão é construída com a seguinte estrutura: Introdução, Desenvolvimento do tema (subtítulos), Conclusão (comentário) e Bibliografias (referências).

Desde o início do estudo, o tema principal delimitou-se a focar os benefícios do uso e da aplicação de uma metodologia de projetos na área de RH. Após o exercício de Pesquisa Bibliográfica, foram definidos a área de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) para a aplicação da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos. A partir dessas especificidades as palavras-chave definidas para a busca foram: Gestão de Pessoas, Projetos e Treinamento e Desenvolvimento.

Para o levantamento de leitura prévia da bibliografia, foram selecionados artigos das seguintes fontes de site: Anpad, Scielo, Beware, UFSC, Mundo PM, Revista GP, Google Scholar.

Assim sendo, foi feita uma leitura Exploratória para a verificação de informações conectadas com o tema e os objetivos específicos. Os artigos selecionados foram: Recursos Humanos: profissional e parceiro estratégico de negócios – mito ou realidade?;  Equivalência e completeza: análise de dois modelos de maturidade em gestão de projetos; Liderança e influência nas fases da gestão de projetos. Os livros selecionados para este estudo são: Gestão estratégica de pessoas com “scorecard”: interligando pessoas, estratégias e performance/Becker, Brian E.; Administração: princípios e tendências/Lacombe, Francisco José Masset; Gestão de pessoas: o novo papel do recursos humanos/Chiavenato, Idalberto; Fundamentos de metodologia científica: teoria da ciência da iniciação  a pesquisa/Koche, José Carlos; Fundamentos do gerenciamento de projetos/Valle, Andre Bitencourt; Gerenciamento do escopo em projetos/Sotille, Mauro Afonso; Gerenciamento de pessoas em projeto/Raj, Paulo Pavarini; Metodologia simplificada de gerenciamento de projetos Basic Methodware/Xavier, Carlos Magno da Silva; Manual de treinamento e desenvolvimento do potencial humano/Kanaane, Roberto; Administração para empreendedores: fundamentos da criação de gestão de novos negócios/Maximiano, Antonio Cesar Amaru; Administração de recursos humanos: do operacional ao estratégico/Marras, JeanPierre; e Manual de treinamento organizacional/Meneses, Pedro.

Após as leituras e o estudo, foi desenvolvido um texto de análise das informações encontradas, apresentado a seguir, em subtítulos: O novo papel da Gestão de Pessoas e o atual perfil dos profissionais de RH; Gerenciamento de Projetos na área de RH, foco na metodologia simplificada de gerenciamento de projetos; Treinamento e desenvolvimento de pessoas T&D, umas das áreas de papel fundamental nas conquistas das metas empresariais.

A seguir, apresenta-se o apanhado teórico central integrando os principais temas desta pesquisa.

 

3 O novo papel da Gestão de Pessoas e o atual perfil dos profissionais de RH

Ser um parceiro estratégico atualmente faz parte das funções de RH. Esse tipo de parceria requer um olhar mais profundo, pois possui implicações na sobrevivência da própria empresa no mercado. Na realidade, se o RH for incapaz de mostrar que agrega valor à organização, poderá ser terceirizada, resultando na perda de potenciais imprescindíveis à corporação. Entretanto, com a visão correta e as ferramentas eficazes poderá fornecer um diferencial de uma empresa que dispara na frente, captando e explorando oportunidades de forma mais assertiva. (Becker, Huselid; Ulrich, 2001).

Segundo Chiavenato (2010), a área de Gestão de Pessoas contemporânea, possui um conjunto de atividades integradas sinergeticamente e tem o objetivo de auxiliar os administradores, executivos e líderes a desempenhar suas atividades através da sua equipe para atingir suas metas e seus objetivos. Desse modo, a Gestão de Pessoas possui seis processos básicos:

  1. Processo de Agregar Pessoas: São os processos de acrescentar novos integrantes na empresa onde exercem as atividades de Recrutamento e Seleção.
  2. Processo de Aplicar Pessoas: São os processos em que se descreve em detalhes as atividades dos colaboradores na corporação, como desenho e análise de cargos e salários, orientação e avaliação de desempenho dos colaboradores e desenho organizacional.
  3. Processo de Recompensar Pessoas: São os processos em que a empresa procura motivar as pessoas por meio da remuneração, benefícios, recompensas e serviços sociais.
  4. Processo de Desenvolver as Pessoas: São os processos utilizados para preparar e qualificar os profissionais. Abrange a gestão do conhecimento, programas de comunicação, Treinamento, gestão de competências, projetos de mudanças, aprendizagem e desenvolvimento de carreira.
  5. Processos de Manter Pessoas: São os processos que procuram criar cenários e ambientes estimulantes e acolhedores para as tarefas, como clima, higiene, segurança, administração da cultura, disciplina e qualidade de vida no trabalho.
  6. Processos de Monitorar Pessoas: São os processos que acompanham e monitoram os resultados dos profissionais através de Sistemas gerenciais e banco de dados.

Para que esses seis processos realmente contribuam para o desempenho empresarial, é necessário que estejam alinhados entre si e com a estratégia do negócio. É importante ressaltar que a estratégia organizacional é desenvolvida a partir de uma integração do cenário global, dos objetivos da empresa e do ambiente. Parte-se do pressuposto que é indispensável um comportamento holístico e sistêmico relacionado aos negócios. Em geral, envolve alguns aspectos essenciais, por exemplo,  definição pelo nível institucional, projeção de longo prazo envolvendo a empresa na sua totalidade e um mecanismo de aprendizagem organizacional. Levando isso em consideração, reitera-se que o planejamento é uma tomada de decisões antecipada de possíveis consequências futuras e não de uma previsão. (Chiavenato, 2010)

Lacombe e Heilborn (2007 p. 28), afirmam que “[...] o plano estratégico será, portanto, o ponto de partida não só para as políticas e os procedimentos de recursos humanos e para a formação da equipe, mas também para a sua condução e aperfeiçoamento”. Marras (2011) complementa relatando que a administração estratégica de um RH na atualidade deve, através de sua intercessão, contribuir para a melhoria e o aprimoramento dos resultados da organização e da qualidade dos talentos. Dessa maneira, entende que deve assessorar e prestar auxílio cognitivo à cúpula da empresa relacionada às questões de política de RH, produtividade, Qualidade Total e Desenvolvimento dos Talentos e Organizacional. Portanto, ele é compreendido e percebido como um órgão consultor que tem o propósito de assessorar no desenvolvimento de macrodiretrizes da corporação, com intuito de poder mudar o perfil de resultados, aumentando os lucros e gerando valor por meio do capital humano.

Na opinião de Becker, Huselid e Ulrich (2001), a atitude mais poderosa dos líderes de RH para  contribuir vem através de um sistema de mensuração, que mostra de maneira fundamentada o impacto do desempenho do RH nas metas da empresa. Portanto, os líderes de RH devem  concentrar-se em um papel essencial: a implantação da estratégia da corporação. Os autores ainda reforçam que a partir de uma arquitetura estratégica alinhada, os executivos da empresa perceberão de forma efetiva e palpável como devem criar e medir o processo da criação de valor.

Chiavenato (2010) destaca que para criar valor obtendo resultados significativos, será imprescindível que as lideranças de RH mantenham o foco nas metas a serem atingidas e nos resultados planejados, desenhando a partir desse cenário os papéis dos parceiros na corporação. Para um bom desempenho, os profissionais de RH, na Era da Informação, têm de desenvolver uma nova mentalidade e um posicionamento estratégico, pois, com todas as transformações no mundo dos negócios, a sua função tornou-se múltipla e complexa, tendo que administrar atividades operacionais e estratégicas, com foco no objetivo de criar vantagem competitiva através de sua participação, e trabalhar nas principais atividades essenciais ao negócio, administrando as estratégias de Recursos Humanos, a infraestrutura da empresa, a contribuição dos funcionários como agentes empreendedores e a transformação da mudança.

Portanto,

a eficácia e a eficiência do Departamento de recursos humanos dependerão, em grande parte, do conhecimento que seu chefe possui dos negócios da empresa, dos seus pontos fortes e fracos, seus principais competidores, das demandas dos clientes, das características do mercado financeiro em que a empresa opera, do ambiente externo em que vive a empresa e da cultura. Só por meio de um diálogo, com conhecimento do negócio, será possível “educar” os chefes de linha responsáveis pelos resultados finais e mostra-lhes a melhor maneira de administrar os recursos.  (LACOMBE; HEILBORN, 2008).

Assim sendo, para se obter eficiência e eficácia, Ulrich[1] (1997, p. 39-40), citado por Chiavenato (2010), esclarece os quatros principais papéis do novo pensamento do profissional de RH para a Gestão de Pessoas:

  1. Administração de estratégias de recursos humanos: O RH mostra como pode colaborar para potencializar a estratégia organizacional da empresa.
  2. Administração da infraestrutura da empresa: Como o RH poderá ajudar e oferecer base de serviços, como reduzir custos e agregar valor para ajudar a empresa a ser mais eficiente.
  3. Administração da contribuição dos funcionários: Como o RH poderá contribuir no aumento do envolvimento e colaboração do funcionário, convertendo-os em parceiros e agentes empreendedores na organização.
  4. Administração da transformação e da mudança: Como o RH contribuirá para mudança e inovação da empresa.

Esses novos papéis que devem ser assumidos pelo profissional de RH requerem deste algumas competências diferenciadas.

Segundo Fleury e Fleury, a competência está baseada em Conhecimentos, habilidades e atitudes do indivíduo que agregam valor social a ele e valor econômico à organização por meio de um saber agir responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar e transferir conhecimentos, recursos e habilidades. (RUSSO; RUIZ, CUNHA, 2005, P.264)

Dentre muitas competências, Becker, Huselid e Ulrich (2001) aponta cinco como essenciais de forma geral ao profissional de RH:

  1. Conhecimento do Negócio: Os profissionais necessitam compreender e conhecer os recursos financeiros, estratégicos, tecnológicos e organizacionais, com o objetivo de entender o cenário global o que lhe proporcionará sugerir projetos e promover adaptações condizentes com o mercado onde a empresa está inserida . O líder de RH precisa de uma experiência operacional em outras áreas, como comercial, TI, Marketing, entre outras, desenvolvendo um olhar capaz de compreender suas funções, o que lhe proporcionará o entendimento entre produtos de RH, estratégias e dificuldades nos negócios.
  2. Fornecimento de Práticas de RH: Os profissionais precisam dominar sua teoria e atividades e ser capazes de sugerir propostas inovadoras.
  3. Gestão da Mudança: Citado como talvez o mais importante, o líder terá que possuir as capacidades de diagnosticar e analisar problemas, desenvolver relacionamento e dominar o conhecimento de gestão da mudança com foco no lado humano da organização.
  4. Gestão da Cultura: Ulrich, Brobanck, Yeung, foram citados por Becker, Huselid e Ulrich (2001), e explicam que para ter uma Cultura de alto desempenho [...] “Os profissionais de RH precisam compreender que eles são os “guardiões da cultura” e que seu impacto vai bem além das fronteiras funcionais”.
  5. Credibilidade Pessoal: O profissional de RH precisa ser o representante legal mostrando no seu comportamento sinergia total com a Cultura e com os parceiros de negócios. Mostrar firmeza no seu ponto de vista, sugestões de Projetos organizados e transparentes com soluções fundamentadas, contemplando todas as curvas do Ciclo de Vida do Projeto focando o êxito do negócio.

Segundo Becker, Huselid e Ulrich (2001, p. 172), essa nova realidade requer um aumento no tempo para o desenvolvimento do planejamento e, portanto, para a diminuição das tarefas operacionais. Através dessas novas exigências, os líderes do RH precisavam ampliar sua visão e desenvolver conhecimentos e habilidades em outras áreas, como a gestão financeira, gestão de projetos, mercado e concorrência e inclusão de informações das necessidades do cliente externo.

Para finalizar, conforme Lacombe e Heilborn (2008, p. 241), a tendência das empresas na área de Recursos Humanos será a de ser um departamento mais enxuto e de alto desempenho, com excelente competência na sua área e entendimento e destreza nos negócios das organizações, oferecendo apoio e consultoria interna para os gerentes de linha. Os autores citam também que a Comunicação será intensificada e caracterizará com maior agilidade os administradores e executivos que melhor dominarem essa habilidade, elevando a qualificação do quadro de líderes.

 

4 Gerenciamento de Projetos na área de RH, foco na metodologia simplificada de gerenciamento de projetos

Segundo Becker, Huselid e Ulrich (2001, p. 88), os gerentes de RH devem  perguntar-se como e quais projetos serão desenvolvidos através da sua área mantendo o foco sempre na criação de valor na organização. Ele também reforça que é preciso ter uma análise criteriosa dos líderes de Gestão de Pessoas na questão de custos e benefícios, pois os projetos poderão ter desenvolvimentos e investimentos onerosos, procurando elucidar e explanar de forma clara e transparente as suas metas antes de iniciarem o investimento no projeto.

Por meio de sua teoria, Lacombe e Heilborn (2008) defendem a necessidade de analisar as propostas e a utilização de Ferramentas de Gestão, como a Scorecard, e atributos como: a importância estratégica que analisa se o projeto possui alinhamento com a estratégia geral da empresa; a relevância financeira que mede o impacto do projeto e o retorno em relação às metas de produtividade e lucro; o impacto amplo que através de uma visão sistêmica e de longo prazo prevê o impacto da organização e parceiros; as ligações com elementos empresariais de considerável variabilidade que tem a importância na identificação do desenvolvimento e o fracasso de cada área envolvida, efetuando uma análise de benefícios e custos da disparidade; e o foco no problema ou a decisão imediata dos executivos que atenta para prover soluções através dos projetos para as problemáticas dos gerentes de linha ou possíveis adversidades na organização.

Levando isso em consideração, acredita-se que a metodologia em gestão de projetos, mesmo que simplificada  contribuirá  para a qualidade dos projetos em RH, pois possibilita um planejamento passo a passo de cada etapa, deixando claro para os responsáveis pela aprovação o que será realizado, os recursos necessários, assim como o orçamento previsto. A metodologia de projetos é a mais utilizada em áreas organizacionais que trabalham com processos exatos, como engenharia, produção, qualidade, etc.

Segundo Frame (1999), as práticas de gerenciamento de projetos consolidaram-se  na década de 1990, sendo mencionadas por vários estudiosos como disciplina obrigatória nas empresas que buscam se desenvolver e manter vantagens competitivas...Contudo, estudos baseados em empresas brasileiras mostram que poucas têm formalizado e desenvolvido  um modelo de gerenciamento de processo de inovação e de projetos. (CARVALHO; RABECHINI JR.; PESSOA, 2005, p. 2)

Conforme ainda Raj, Baumotte, Fonseca, et al. (2010), no cenário global, as organizações encontram-se a cada dia de forma mais constante e intensa frente a novos desafios, em que o entendimento de gerenciamento de projetos permite agilidade no retorno de respostas às mudanças do mercado e tomadas de decisão, potencialização da utilização de recursos, contenção de estragos financeiros e o desenvolvimento de novas oportunidades aliada a uma comunicação transparente. Junto a isso, o profissional também possui vantagens, como os desafios que proporcionam experiências e novos conhecimentos, valorização e credibilidade do seu trabalho e uma real contribuição dos projetos para a organização.

Valle, Soares, Finocchio Jr., et al. (2010) sugerem que para o sucesso de um projeto, existem características vitais a serem desenvolvidas de forma organizada para a maximização do projeto, por exemplo, atributos do alinhamento constante dos objetivos da organização e do projeto em um modelo formal e claro, comunicação eficaz, resolução de conflitos e problemas, infraestrutura disponível, escopo realista e uma metodologia de gerenciamento de projetos.

O Gerenciamento de Projetos (GP) é um ramo da ciência da Administração que trata da iniciação, do planejamento, da execução, do monitoramento e do controle do de fechamento Projetos. O Gerenciamento de Projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e Técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Sua aplicação ao longo de todo o trabalho permite a avaliação do desempenho, o aprendizado contínuo e a antecipação do desempenho futuro com razoável  confiabilidade... (XAVIER; XAVIER, 2001, p. 11)

Conforme Sotille (2010), através de resultados de uma pesquisa de Benchmarketing PMI-BR 2008, no Brasil, 79% das empresas que fizeram parte dessa pesquisa confirmam que existe uma importância significativa da necessidade de formalizar todas as definições de escopo do projeto.

Wysocki (2003), citado por Valle, Soares, Finocchio Jr., et al. (2010) afirma que as metodologias de gerenciamento de projetos são um diferencial para as empresas, pois proporcionam melhores práticas através das normas, do histórico de informações confiáveis e do incremento na expertise dos líderes e do conhecimento da informação na organização.

Contudo, para Maximiano (2011), o essencial para um projeto é que  caiba dentro do orçamento estipulado e que o desenvolvimento da ideia esteja dentro das especificações bem definidas entre as partes. A visualização da administração do começo ao fim do projeto é imprescindível para a execução das estratégias, e a necessidade de dominar as ferramentas de Projetos está em todas as profissões.

Segundo Xavier e Xavier (2011) autor da Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware, essa metodologia foi desenvolvida para organizações que desejam o sucesso dos seus projetos através de boas práticas e de forma simples sem engessamento dos processos, podendo ser aplicada a todos os departamentos da empresa, pois ela é flexível contemplando a aplicação a vários tipos de projetos. Além disso, tem como objetivo ajudar e facilitar, de forma estruturada, na implantação dos projetos, maximizando uma previsibilidade de suas metas e proporcionando maiores chances de sucesso. A Metodologia é alinhada com o PMBOK 4º edição, em que é baseada para melhor entendimento no ciclo PDCA.

A Metodologia apresenta uma sequência de processos a serem desenvolvidos e validados pelas lideranças e stakeholders, em que o nível de informações e detalhamento do projeto deve ser apresentado em todas as suas fases, conforme abaixo:

  1. Etapa 1: Autorizar o Início do projeto: É um documento (Termo de Abertura do Projeto), em que deve constar de forma simples e objetiva Justificativa, Objetivos e Metas, Escopo do Projeto, Gerente do Projeto e Nível de autoridade, assim como Limites de Prazo e Custos. Deverá ser apresentado e autorizado pelos correspondentes para que os recursos financeiros, humanos e materiais identificados no projeto possam ser utilizados.
  2. Após autorizado o início do projeto, parte-se para a Etapa 2: Plan - que é o Planejamento, composto de oito fases:
  • P1: Identificar os envolvidos (Stakeholders): Identificar as partes que estarão envolvidas e interessadas no projeto, como as organizações, grupos e pessoas.
  • P2: Planejar o Escopo e a Qualidade: é o processo em que será detalhado O que e Como planejar o trabalho necessário para o andamento do projeto, bem como a definição da estratégia da condução do projeto. Esse desenvolvimento gerará a EAP – Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown Struture (WBS) – essencial para a geração do cronograma do projeto. Nessa fase, há a necessidade de garantir a qualidade que se divide em dois aspectos: qualidade do gerenciamento do projeto e qualidade do produto e serviço.
  • P3: Planejar as Respostas aos Riscos: Esta é uma fase de atenção a todos os envolvidos, em que as equipes devem analisar em detalhe através de todos os aspectos legais, ambientais, políticos, materiais e humanos os riscos a podem expor o projeto. O propósito desta fase é reduzir as ameaças e potencializar as oportunidades.
  • P4: Planejar as Comunicações: Por meio de ferramentas, como relatórios, é preciso desenvolver informações de conteúdo preciso, abordando aspectos pertinentes e informando através de técnicas disponíveis a todos os stakeholders.
  • P5: Planejar o Tempo e os Recursos: Este processo envolve as Estruturas Analíticas do Projeto (EAP) e aqui será estabelecido Quando e por Quem as entregas das atividades serão desenvolvidas. Um destaque nesta fase é a definição dos pontos de controle, os Marcos ou Milestones, que frequentemente são definidos nas entregas de fases ou atividades vitais para o seguimento dos projetos.
  • P6: Planejar as aquisições: É o momento em que se procura potencializar a eficiência nos processos através da compra, aquisição ou contratação de recursos físicos, serviços ou produtos. Indica-se desenvolver o Mapa das Aquisições, documento que apontará as aquisições necessárias conectado ao cronograma do projeto.
  • P7: Planejar o Custo: É a fase do levantamento e estimativa de custos do projeto.
  • P8: Aprovar o Plano do Projeto: O Plano Geral do Projeto é o documento protocolar em que está o planejamento integral do projeto e o compromisso dos colaboradores da organização que será a base de Referência (baseline) para o acompanhamento do projeto. O plano de projeto deverá ser atualizado conforme a necessidades traduzindo a realidade do projeto.
  1. Etapa 3 Do (Execução): Gerenciar a Execução do Plano do Projeto: O gerente orienta e gerencia as tarefas técnicas e organizacionais dos projetos, através da mobilização das equipes, da autorização de execução das atividades e da comunicação constante com os principais envolvidos.
  2. Etapa 4 Check: Verificar o Trabalho do Projeto: É monitorar, observar, analisar, coletar e divulgar as informações do desempenho do projeto.
  3. Etapa 5 Action: Agir para Corrigir Distorções: É a fase em que se corrige as distorções e se controla as mudanças do projeto.
  4. Etapa 6 E: Encerrar o Projeto: Este é o momento em que o escopo do projeto foi todo efetuado, entregue e aceito ou cancelado. Os resultados e o conhecimento de informação adquiridos pela Organização, que envolve algumas tarefas administrativas, como atualização dos registros e liberação de Recursos, deverão ser documentados.

Cabe destacar a relevância do papel do gestor de Projeto. Valle, Soares, Finocchio Jr., et al. (2010) definem que o Gerente do projeto é aquele líder que está ligado diretamente a toda a administração e definição nos processos de Ciclo de vida do projeto. Esses autores reforçam a presença constante do profissional em todas as fases, apontando o alinhamento na administração dos possíveis interesses e disparidades pessoais ligados ao escopo do projeto.

 Segundo Raj, Baumotte, Fonseca, et al. (2010), os líderes de projetos adotaram uma postura participativa e motivadora, desenvolvendo a habilidade permanente, fornecendo e incentivando a ação do autodesenvolvimento dos stakeholders no processo. Com essa postura, eles citam os benefícios, como a cultura do desenvolvimento nas empresas, flexibilidade frente às situações de mudanças, os profissionais multidisciplinares e a educação continuada. A seguir, apresenta-se um recorte teórico a respeito da atividade de Treinamento e Desenvolvimento, pois esta será utilizada como exemplo no que se refere à Gestão de Projetos aplicada aos processos de RH.

 

5 Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas (T&D), uma das áreas de papel fundamental nas conquistas das metas empresariais

De acordo com Chiavenato (2010), atualmente, a definição de Treinamentos vai além de desenvolver a potência de trabalho para completar cargos na organização, pois é um meio de aprimorar o desempenho do cargo proporcionando o desenvolvimento de competências para os colaboradores a fim de que se tornem mais criativos e produtivos e possam contribuir com as empresas para torná-las mais poderosas e competitivas.

O Treinamento tem o foco no presente, tem o objetivo de melhorar ou desenvolver competências necessárias para o cargo de imediato. O Desenvolvimento de Pessoas amplia de forma generalizada e potencializa as habilidades interpessoais, conquistando futuramente novas oportunidades por meio das habilidades desenvolvidas.

Segundo Lacombe e Heilborn, (2008), através DOOLEY C.R (1946), o Treinamento é usado de forma contínua nas empresas bem organizadas e administradas, e, a cada orientação ou discussão de um processo, você também está treinando as pessoas. Para as organizações, a área de Recursos Humanos é essencial, e é através do Treinamento que o desenvolvimento de pessoas capacitadas, motivadas e qualificadas para produzir e atingir as metas das corporações é possível.

Assim, o treinamento é uma fonte de lucratividade ao permitir que as pessoas contribuam efetivamente para os resultados do negócio. Nesses termos, o treinamento é uma maneira eficaz de  agregar valor às pessoas, à organização e aos clientes. Ele enriquece o patrimônio das organizações. É o responsável pela formação do capital intelectual das organizações. (Chiavenato, 2010, p. 367)

Conforme Kanaane e Ortigoso (2010), o cenário de trabalho passa por transformações marcantes, em que o colaborador está mais preocupado em focar atividades individuais do que exercer interação com as práticas organizacionais e outras pessoas da corporação. As atividades de trabalho presencial e a distância estão mudando as formas de interação, e novas necessidades de habilidades estão surgindo, evidenciando os novos paradigmas em Treinamento e Desenvolvimento. Esses autores citam as principais características neste novo cenário para as estratégias de Treinamento e Desenvolvimento: respeito ao potencial do treinando, organicidade, treinamento de acordo com as necessidades das partes, praticidade, colaboradores como agentes empreendedores, análise de indicadores, transformações de dados em informações, comunicação eficaz e a conexão com a mensuração de resultados que deverão ser alcançados na organização.

Kannaane e Ortigoso (2010) destacam que a área de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas tem a missão de valorizar cada oportunidade para as Pessoas e para a Organização à qual permita desenvolver, praticar e expandir o conhecimento, proporcionando a inovação e a otimização da evolução de aprendizagem e o monitoramento dos resultados alinhados com as metas da empresa.

Conforme Maximiano (2011), o Treinamento fornece oportunidades para obter, desenvolver ou corrigir a ausência de conhecimentos e habilidades para os cargos, por isso tem uma responsabilidade fundamental na contribuição da conquista das metas organizacionais. Ele também destaca que o principal critério para os programas de Treinamento e Desenvolvimento terem sucesso é estarem alinhados com os interesses e as necessidades da empresa. As necessidades de Treinamento e Desenvolvimento poderão ser identificados a partir de três maneiras:

  1. Análise da organização: Estudar o ambiente e mercado onde a organização esta inserida, o cliente e as estratégias da empresa.
  2. Análise de Cargos: Estudar e analisar os organogramas e as descrições das atividades e cargos para identificar com objetividade as competências necessárias para o ocupante.
  3. Análise de Pessoas: Sugere uma análise e um estudo de comparação de competências do que está escrito no cargo e as desempenhadas pelo ocupante desse cargo e, assim, por sugestão, através de avaliações de desempenho e experiências, identificar as necessidades do Treinamento.

Segundo Meneses, Zerbini e Abbad (2011), seguindo a linha do Cognitivismo, as pessoas são entendidas como processadores, que são estimulados no seu ambiente a ter um conjunto de assimilações e atitudes como: selecionar, obter, generalizar as informações e transmiti-las de forma assertiva na empresa. O Treinamento, Desenvolvimento e Educação, vem auxiliar o colaborador, com o objetivo de contribuir no desenvolvimento desse processamento do individuo para que possa ter condições individuais necessárias na geração dos seus resultados. Esses autores citam que as quatro formas de funcionamento para o desenvolvimento individual, além do Treinamento com objetivos distintos são:

  1. Informação: ação da formação de unidades de conteúdo.
  2. Instrução: ação de orientação sobre determinados processos ou atividades.
  3. Treinamento: ações de treino para atividades que o colaborador já exerce.
  4. Desenvolvimento: ações direcionadas para o desenvolvimento Pessoal ou Profissional do colaborador que podem estar ligadas a atividades que exerce atualmente ou no futuro na organização.

Conforme Abbad e Borges-Andrade[2] (1996), através de Meneses; Zerbini e Abbad (2011), baseado na Teoria Geral de Sistemas, que conecta os elementos de Processamento, insumos, resultados e retroalimentação, afirmam que a formação para o desenvolvimento do Treinamento e desenvolvimento, em que esses elementos foram conectados às necessidades do T&D e geraram as etapas de processos do Treinamento que são as seguintes:

  1. Levantamento de Necessidades: Alinhada com a estratégia da empresa, é o momento de levantamento e entendimento das informações do desempenho, capacidades e resultados dos indivíduos e suas discrepâncias. Em conjunto, nesta etapa, deve ser levado em consideração a Análise de Demanda, em que deve ser identificado se as demandas ou problemas podem ser resolvidos com o Treinamento e Desenvolvimento. O Levantamento de Necessidades possui três tipos de análise: Organizacional, Tarefas e Individual. Nesse período, a empresa identificará capacidades que devem ser desenvolvidas ou aprimoradas por meio do T&D.
  2. Planejamento e Execução: Nesta etapa do processo, é necessário identificar como os colaboradores aprendem, através da Teoria do Humanismo, Cognitivismo ou Comportamentalismo a criar condições para a aprendizagem. Após essa definição, deverão ser descritos os objetivos, o modo de entrega, os tipos de análises, o desenvolvimento de estratégias, os critérios de aprendizagem, o levantamento e a aprovação dos materiais de Treinamento e Desenvolvimento e data da ação do projeto.
  3. Avaliação do Treinamento: A avaliação consiste em fornecer as informações sobre lacunas ou dificuldades no processo de aprendizagem do colaborador. Este é o processo que identifica as falhas nos procedimentos, no planejamento e ou na orientação do Treinamento e Desenvolvimento. Tem o objetivo de facilitar a identificação da aplicabilidade das habilidades desenvolvidas dos indivíduos na organização através dos projetos de Treinamento e Desenvolvimento (T&D).

 A partir do contexto descrito acima, mostra-se a necessidade de levantamento de muitas informações, departamentos envolvidos, investimentos financeiros, colaboradores participantes, direta ou indiretamente, em que se torna necessário um facilitador com uma metodologia de projetos. Além da elaboração da ideia para o Treinamento e Desenvolvimento, o profissional de RH deve ter a habilidade de gerenciar todos os recursos com agilidade e destreza para potencializar  os resultados finais. Também é importante que esse profissional tenha uma capacidade decisória na sua área de expertise pois, assim, a sua qualificação na gerencia de seus projetos elevará os patamares competitivos da corporação.

 

6 Considerações Finais

Através do desenvolvimento e da evolução cada vez mais veloz do mercado globalizado, fica clara a necessidade das empresas de se transformarem de forma dinâmica e constante. Atualmente, as empresas identificaram que o seu maior ativo, patrimônio que gera o seu maior diferencial e valor, são os seus colaboradores, que precisam se aperfeiçoar no ritmo exigido. Devido a todos esses critérios e exigências, os líderes de RH possuem um papel fundamental em todo esse processo, sendo responsável pela articulação e pelo desenvolvimento de estratégias e projetos neste cenário. A cada dia, o desenvolvimento do profissional de RH  torna-se complexo e amplo, pois como parceiro ativo de negócios e responsável pela Gestão de Pessoas, precisa possuir um conhecimento geral de todas as células integrantes da organização e um domínio da sua área e do core bussiness da empresa.

Os líderes de RH precisam ter uma visão sistêmica e holística desenvolvida e focada na sua missão para contribuir através de projetos de forma alinhada e produtiva na corporação, proporcionando vantagem competitiva na empresa dentro do mercado. A capacidade de analisar, desenvolver, inovar e gerenciar as suas propostas por meio de projetos é função de domínio cada vez mais exigida desse profissional.

A Metodologia de Gerenciamento Simplificada de Projetos Basic Methodware é uma ferramenta simples e flexível que auxilia o líder de RH a planejar, executar, acompanhar e encerrar o projeto, estar presente em todo o Ciclo de vida da proposta, desde a identificação correta da problemática ou oportunidade até a sua mensuração através de indicadores, mostrando a sua real contribuição dentro da estratégia da empresa. Por meio do uso das ferramentas de gerenciamento de projetos, o RH poderá desempenhar e conduzir de forma mais segura e assertiva o seu papel como Parceiro de Negócios dentro da organização.

 Conforme citado no estudo por Chiavenato (2010), Lacombe e Heilborn (2008), é uma das áreas que mais traz lucratividade para as empresas e que possui uma necessidade vital e constante de investimento destas, pois é o responsável pelo desenvolvimento do seu bem mais valioso, as pessoas, que são as responsáveis por proporcionar e manter a competitividade, o diferencial e lucro das organizações no mercado. Conclui-se então que é uma das áreas em que o orçamento da área de RH estratégico tem mais investimentos para desenvolver projetos com propostas assertivas para a empresa.

A partir dessa identificação, sugere-se a aplicação da Metodologia de Gerenciamento Simplificada de Projetos Basic Methodware nos projetos da área de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas, com a intenção de proporcionar projetos estruturados e formalizados, potencializando uma maior segurança do investimento nas propostas de forma assertiva para os negócios da empresa, construindo e retendo a expertise dos resultados das informações adquiridas a cada projeto finalizado ou cancelado para um melhor desenvolvimento de propostas futuras e para adquirir o real conhecimento da contribuição do RH estratégico para as organizações.

Referências

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[1] ULRICH, Dave. Human resource champions. [s.l.]: Harvard Business School, 1997, p. 39-40.

[2] ABBAD, G.; BORGES-ANDRADE, J. E. Aprendizagem humana em organizações de trabalho. In: ZANELLI, J.C.; BORGES-ANDRADE, J. E.; BASTOS, A. V. B.(Orgs.). Psicologia, organizações e trabalho. São Paulo: Artmed, 2004.